Πώς να αποθηκεύσετε ένα φύλλο Excel ως PDF

Η αποθήκευση ενός υπολογιστικού φύλλου Excel ως PDF μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και το τελικό αρχείο συχνά φαίνεται διαφορετικό από το πώς θέλουμε να παρουσιαστεί. Δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα φύλλο ως αναγνώσιμο αρχείο καθαρού PDF.

Αρχεία Excel ως PDF

Υπάρχουν πολλά σενάρια όταν ίσως θέλετε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο Excel ως αρχείο PDF αντί για υπολογιστικό φύλλο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα ενός μεγαλύτερου φύλλου, ή δεν θέλετε να είναι επεξεργάσιμο. Ωστόσο, η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF μπορεί να είναι λίγο δύσκολη.

Συχνά δεν θεωρούμε ότι τα υπολογιστικά φύλλα του Excel είναι έγγραφα με περίγραμμα, σελίδες και περιθώρια. Ωστόσο, όταν πρόκειται για τη μετατροπή αυτών των αρχείων σε έγγραφα PDF που μπορούν να διαβαστούν, να εκτυπωθούν ή να διανεμηθούν σε άλλους, είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζετε. Το αρχείο σας πρέπει να είναι ευανάγνωστο και κατανοητό, χωρίς τυχαίες αδέσποτες στήλες σε άλλες σελίδες ή μεγέθη κελιού που είναι πολύ μικρά για ανάγνωση.

Δείτε πώς μπορείτε να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε παρουσιάσιμο και εκτυπώσιμο έγγραφο PDF.

Ρύθμιση της σελίδας

Εάν χρησιμοποιείτε το Office 2008 ή μεταγενέστερη έκδοση, μεταβείτε στην καρτέλα Διάταξη σελίδας. Εδώ, θα δείτε πολλές επιλογές ομαδοποιημένες στην ενότητα Ρύθμιση σελίδας. Εδώ είναι τα πρώτα τρία:

  • Περιθώρια:  Πόσο μεγάλο είναι το κενό διάστημα μεταξύ της άκρης ενός εγγράφου και του πρώτου κελιού
  • Προσανατολισμός:  Είτε θέλετε το τελικό σας αρχείο να είναι οριζόντιο ή κατακόρυφο
  • Μέγεθος:  Το μέγεθος της σελίδας του τελικού σας εγγράφου

Αυτά λειτουργούν ως επί το πλείστον τα ίδια όπως και σε ένα έγγραφο του Word, ορίστε τα με βάση τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να μοιάζει το τελικό σας PDF. Λάβετε υπόψη ότι τα περισσότερα υπολογιστικά φύλλα Excel είναι πιο ευανάγνωστα σε οριζόντιο προσανατολισμό παρά σε κατακόρυφο, εκτός εάν έχετε πολύ λίγες στήλες. Τα φύλλα που αποθηκεύονται σε κατακόρυφη τάση έχουν στήλες που δεν εμπίπτουν στην τελική περιοχή εκτύπωσης, γεγονός που μπορεί να κάνει το έγγραφό σας πολύ δύσκολο να περιηγηθείτε και να το διαβάσετε.

Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε μια κεφαλίδα και ένα υποσέλιδο στην τελική σας διάταξη. Κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ενότητας Page Setup και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Header / Footer. Μπορείτε να ορίσετε μία από τις παραγόμενες επιλογές του Office ή να δημιουργήσετε μια δική σας χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Προσαρμογή".

Έχετε επίσης την επιλογή να αλλάξετε το φόντο της εκτύπωσης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Φόντο στο Ρύθμιση σελίδας. Μπορείτε να επιλέξετε μια εικόνα από το φορητό υπολογιστή σας ή από το σύννεφο και αυτή η εικόνα θα πλακιδωθεί σε ολόκληρο το φύλλο σας.

Καθορισμός περιοχής εκτύπωσης και προσαρμογής

Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε ποια περιοχή πρόκειται να μετατραπεί σε PDF, καθώς και πόσες σειρές και στήλες θα είναι σε κάθε σελίδα.

Ο πρώτος τρόπος για να ορίσετε την περιοχή είναι χρησιμοποιώντας το κουμπί κλικ και σύρετε για να επιλέξετε όλα τα κελιά που θέλετε στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη σελίδα Ρύθμιση> Περιοχή εκτύπωσης> Ορισμός περιοχής εκτύπωσης. Αυτό θα δημιουργήσει μια λεπτή γκρι γραμμή γύρω από ολόκληρη την περιοχή που θα εκτυπωθεί. Όταν δημιουργείτε το PDF σας, δεν θα συμπεριλαμβάνονται όλα εκτός αυτής της περιοχής. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τα κελιά κάνοντας κλικ στο βέλος στην κάτω αριστερή γωνία και μεταβαίνοντας στα Φύλλα> Περιοχή εκτύπωσης.

Παρόμοια με το Microsoft Word, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαλείμματα σελίδων για την τμηματοποίηση διαφορετικών πινάκων. Αυτές οι αλλαγές σελίδας μπορεί να είναι οριζόντιες και κάθετες. Μεταβείτε στο κελί όπου θέλετε να κάνετε αλλαγή σελίδας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας" στην κορδέλα και επιλέξτε Ρύθμιση σελίδας> Διακοπές σελίδας> Εισαγωγή αλλαγής σελίδας. Αυτό θα δημιουργήσει ένα διάλειμμα ακριβώς πάνω και αριστερά από το τρέχον κελί σας.

Ένα άλλο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ορίσετε την επιλογή Scale to Fit. Στα δεξιά της ρύθμισης σελίδας, θα δείτε τρεις επιλογές: Πλάτος, Ύψος και Κλίμακα. Οι επιλογές Πλάτος και Ύψος σάς επιτρέπουν να ορίσετε πόσες σελίδες θα εμφανίζονται οι σειρές ή οι στήλες του πίνακα σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε πολλές σειρές αλλά μόνο λίγες στήλες, η ρύθμιση του Πλάτους σε μία σελίδα είναι ιδανική. Η κλίμακα, από την άλλη πλευρά, θα καθορίσει τη συνολική αλλαγή μεγέθους ολόκληρης της περιοχής εκτύπωσης.

Επιλογές φύλλων

Το τελευταίο μενού που πρέπει να προσέξετε είναι Επιλογές φύλλων. Αυτές είναι ρυθμίσεις που επηρεάζουν την εμφάνιση του τελικού τυπωμένου φύλλου. Για πρόσβαση στις επιλογές πλήρους φύλλου, κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω αριστερή γωνία των ενοτήτων Επιλογές φύλλου.

Ακολουθεί μια επισκόπηση των διαφόρων προσαρμογών που μπορείτε να κάνετε σε αυτό το μενού:

  • Τίτλοι εκτύπωσης:  Μπορείτε να παγώσετε συγκεκριμένες σειρές και στήλες του φύλλου στη θέση τους έτσι ώστε να εμφανίζονται σε κάθε σελίδα, όπως κεφαλίδες και ετικέτες.
  • Γραμμές πλέγματος: Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε εάν θα εμφανίζονται γραμμές πλέγματος ή όχι, ποιες είναι οι γραμμές μεταξύ κελιών που εμφανίζονται όταν δεν υπάρχει περίγραμμα.
  • Επικεφαλίδες:  Αυτό σας επιτρέπει να προβάλλετε επικεφαλίδες, οι οποίες είναι οι σταθερές αλφαβητικές (A, B, C) και αριθμητικές (1, 2, 3) ετικέτες στον άξονα x και τον άξονα y του υπολογιστικού φύλλου Excel.
  • Σχόλια, σημειώσεις και σφάλματα: Εμφανίζει τα ενσωματωμένα σχόλια, σημειώσεις και προειδοποιήσεις σφάλματος στο τελικό έγγραφο.
  • Παραγγελία εκτύπωσης:  Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε εάν θα δημιουργήσετε ένα έγγραφο που πηγαίνει πρώτο ή που πηγαίνει δεξιά πρώτα.

Σε αυτό το μενού, μπορείτε να μεταβείτε στην οθόνη "Προεπισκόπηση εκτύπωσης", όπου μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στο τελικό έγγραφο. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην οθόνη με τη συντόμευση Ctrl + P.

ΣΧΕΤΙΚΟΙ: Πώς να εκτυπώσετε ένα φύλλο εργασίας με σχόλια στο Excel

Αποθήκευση ή εκτύπωση ως PDF

Με τη σωστή μορφοποίηση του εγγράφου σας και όλα έτοιμα, υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα PDF.

Για να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF στο Excel, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως και επιλέξτε PDF από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπος". Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή Εξαγωγή> Εξαγωγή σε XPS / PDF. Από εδώ, έχετε μερικές επιλογές. Μπορείτε να αποφασίσετε αν θα βελτιστοποιήσετε το αρχείο για Τυπικό ή Ελάχιστο, το οποίο θα καθορίσει την τελική ποιότητα και το μέγεθος αρχείου του εγγράφου. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Επιλογές" για να επιλέξετε την περιοχή που θέλετε να δημοσιεύσετε:

  • Επιλογή:  Τα τρέχοντα κελιά που έχετε επιλέξει
  • Ενεργά φύλλα:  Το τρέχον φύλλο στο οποίο βρίσκεστε
  • Ολόκληρα βιβλία εργασίας:  Όλα τα βιβλία εργασίας στο τρέχον αρχείο στο οποίο εργάζεστε
  • Πίνακας:  Ένας καθορισμένος πίνακας που έχετε δημιουργήσει μέσω του Microsoft Excel

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αγνοήσετε την περιοχή εκτύπωσης που έχετε ορίσει εντελώς.

Θα μπορούσατε επίσης να εκτυπώσετε το αρχείο ως PDF. Η Microsoft διαθέτει έναν ενσωματωμένο εκτυπωτή PDF που ονομάζεται Microsoft Print to PDF που μπορείτε να επιλέξετε στο αναπτυσσόμενο μενού του εκτυπωτή. Εάν διαθέτετε άλλη μονάδα δίσκου PDF, όπως Adobe PDF, Foxit ή PDF Xchange, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές. Πριν κάνετε κλικ στο "Εκτύπωση", αναζητήστε την προεπισκόπηση εκτύπωσης για να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται σωστά.

ΣΧΕΤΙΚΟΙ: Τρόπος εκτύπωσης σε PDF στα Windows: 4 συμβουλές και κόλπα