Τρόπος κατάργησης διπλών σειρών στο Excel

Όταν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα στο Microsoft Excel και κατά λάθος αντιγράφετε σειρές ή εάν δημιουργείτε ένα σύνθετο υπολογιστικό φύλλο πολλών άλλων, θα συναντήσετε διπλές σειρές που πρέπει να διαγράψετε. Αυτό μπορεί να είναι ένα πολύ απρόσεκτο, επαναλαμβανόμενο, χρονοβόρο έργο, αλλά υπάρχουν πολλά κόλπα που το καθιστούν απλούστερο.

Ξεκινώντας

Σήμερα θα μιλήσουμε για μερικές εύχρηστες μεθόδους για τον εντοπισμό και τη διαγραφή διπλών σειρών στο Excel. Εάν δεν έχετε αρχεία με διπλές σειρές τώρα, μη διστάσετε να κατεβάσετε τον εύχρηστο πόρο μας με πολλές διπλές σειρές που δημιουργήθηκαν για αυτό το σεμινάριο. Μόλις κατεβάσετε και ανοίξετε τον πόρο ή ανοίξετε το δικό σας έγγραφο, είστε έτοιμοι να συνεχίσετε.

Επιλογή 1 - Κατάργηση διπλότυπων στο Excel

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Suite θα έχετε λίγο πλεονέκτημα, επειδή υπάρχει μια ενσωματωμένη δυνατότητα για εύρεση και διαγραφή διπλότυπων.

Ξεκινήστε επιλέγοντας τα κελιά που θέλετε να στοχεύσετε για την αναζήτησή σας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα επιλέξουμε ολόκληρο τον πίνακα πατώντας ταυτόχρονα «Control» και «A» (Ctrl + A).

Αφού επιλέξετε επιτυχώς τον πίνακα, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στο πάνω μέρος της οθόνης και στη συνέχεια να επιλέξετε τη λειτουργία "Κατάργηση διπλών" όπως φαίνεται παρακάτω.

Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο διαλόγου. Θα παρατηρήσετε ότι η πρώτη σειρά έχει καταργηθεί αυτόματα. Ο λόγος για αυτό είναι ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες".

Σε αυτήν την περίπτωση, δεν έχουμε κεφαλίδες αφού ο πίνακας ξεκινά από το "Row 1." Θα αποεπιλέξουμε το πλαίσιο "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες". Μόλις το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι ολόκληρος ο πίνακας έχει επισημανθεί ξανά και η ενότητα "Στήλες" άλλαξε από "διπλότυπα" σε "Στήλη A, B και C."

Τώρα που έχει επιλεγεί ολόκληρος ο πίνακας, απλά πατάτε το κουμπί "OK" για να διαγράψετε όλα τα αντίγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση, όλες οι σειρές με διπλές πληροφορίες εκτός από μία έχουν διαγραφεί και οι λεπτομέρειες της διαγραφής εμφανίζονται στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου.

Επιλογή 2 - Σύνθετο φιλτράρισμα στο Excel

Το δεύτερο εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel για τον προσδιορισμό και τη διαγραφή διπλότυπων είναι το "Advanced Filter." Αυτή η μέθοδος ισχύει επίσης για το Excel 2003. Ας ξεκινήσουμε ξανά ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Για να ταξινομήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας, θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε όλα χρησιμοποιώντας τα "Control" και "A" όπως φαίνεται νωρίτερα.

Αφού επιλέξετε τον πίνακα σας, απλώς κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και στην ενότητα "Ταξινόμηση και φίλτρο", κάντε κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους" όπως φαίνεται παρακάτω. Εάν χρησιμοποιείτε το excel 2003, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Δεδομένα" και στη συνέχεια "Φίλτρα" και στη συνέχεια "Σύνθετα φίλτρα ..."

Τώρα θα πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Μόνο μοναδικές εγγραφές".

Μόλις κάνετε κλικ στο "OK", το έγγραφό σας θα πρέπει να έχει όλα τα αντίγραφα εκτός από ένα που έχει αφαιρεθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, δύο απομένουν επειδή βρέθηκαν τα πρώτα διπλά στη σειρά 1. Αυτή η μέθοδος προϋποθέτει αυτόματα ότι υπάρχουν κεφαλίδες στον πίνακα σας. Εάν θέλετε να διαγραφεί η πρώτη σειρά, θα πρέπει να τη διαγράψετε χειροκίνητα σε αυτήν την περίπτωση. Εάν στην πραγματικότητα είχατε κεφαλίδες και όχι αντίγραφα στην πρώτη σειρά, θα είχε απομείνει μόνο ένα αντίγραφο των υπαρχόντων διπλότυπων.

Επιλογή 3 - Αντικατάσταση

Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για μικρότερα υπολογιστικά φύλλα, εάν θέλετε να προσδιορίσετε ολόκληρες σειρές που είναι διπλές. Σε αυτήν την περίπτωση, θα χρησιμοποιήσουμε την απλή συνάρτηση "αντικατάσταση" που είναι ενσωματωμένη σε όλα τα προϊόντα του Microsoft Office. Θα πρέπει να ξεκινήσετε ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο στο οποίο θέλετε να εργαστείτε.

Μόλις ανοίξει, πρέπει να επιλέξετε ένα κελί με το περιεχόμενο που θέλετε να βρείτε και να το αντικαταστήσετε και να το αντιγράψετε. Κάντε κλικ στο κελί και πατήστε "Control" και "C" (Ctrl + C).

Μόλις αντιγράψετε τη λέξη που θέλετε να αναζητήσετε, θα πρέπει να πατήσετε "Control" και "H" για να εμφανιστεί η λειτουργία αντικατάστασης. Μόλις τελειώσει, μπορείτε να επικολλήσετε τη λέξη που αντιγράψατε στην ενότητα "Εύρεση τι:" πατώντας "Έλεγχος" και "V" (Ctrl + V).

Τώρα που έχετε εντοπίσει αυτό που ψάχνετε, πατήστε το κουμπί «Επιλογές >>». Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αντιστοίχιση ολόκληρου περιεχομένου κελιού". Ο λόγος για αυτό είναι ότι μερικές φορές η λέξη σας μπορεί να υπάρχει σε άλλα κελιά με άλλες λέξεις. Εάν δεν ορίσετε αυτήν την επιλογή, θα μπορούσατε να καταλήξετε κατά λάθος να διαγράψετε κελιά που πρέπει να διατηρήσετε. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι άλλες ρυθμίσεις ταιριάζουν με αυτές που εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα θα πρέπει να εισαγάγετε μια τιμή στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με:". Για αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε τον αριθμό "1." Μόλις εισαγάγετε την τιμή, πατήστε "Αντικατάσταση όλων".

Θα παρατηρήσετε ότι όλες οι τιμές που ταιριάζουν με το "διπλότυπο" έχουν αλλάξει σε 1. Ο λόγος που χρησιμοποιήσαμε τον αριθμό 1 είναι ότι είναι μικρός και ξεχωρίζει. Τώρα μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε ποιες σειρές είχαν διπλό περιεχόμενο.

Για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των αντιγράφων, απλώς επικολλήστε το πρωτότυπο κείμενο στην πρώτη σειρά που έχει αντικατασταθεί από 1.

Τώρα που έχετε εντοπίσει όλες τις σειρές με διπλό περιεχόμενο, μεταβείτε στο έγγραφο και κρατήστε πατημένο το κουμπί "Έλεγχος" ενώ κάνετε κλικ στον αριθμό κάθε διπλής σειράς όπως φαίνεται παρακάτω.

Μόλις επιλέξετε όλες τις σειρές που πρέπει να διαγραφούν, κάντε δεξί κλικ σε έναν από τους γκρίζους αριθμούς και επιλέξτε "Διαγραφή". Ο λόγος που πρέπει να το κάνετε αυτό αντί να πατήσετε το κουμπί "διαγραφή" στον υπολογιστή σας είναι ότι θα διαγράψει τις σειρές και όχι μόνο το περιεχόμενο.

Μόλις τελειώσετε, θα παρατηρήσετε ότι όλες οι υπόλοιπες σειρές σας είναι μοναδικές τιμές.