Τρόπος αλφαβητοποίησης λιστών και πινάκων στο Microsoft Word

Το Microsoft Word σάς διευκολύνει να αλφαβήσετε το κείμενο, είτε αυτό το κείμενο είναι από μόνο του, σε μια λίστα ή μέρος ενός πίνακα. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς γίνεται.

Πώς να αλφαβήσετε παραγράφους ή λίστες ενός επιπέδου

Η ταξινόμηση κειμένου αλφαβητικά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο είτε το κείμενο βρίσκεται σε ξεχωριστές παραγράφους είτε σε πραγματική λίστα (κουκκίδες ή αριθμημένες). Ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, είναι ότι το Word μπορεί να χειριστεί τη διαλογή μόνο μιας λίστας επιπέδων. Εάν ταξινομήσετε μια λίστα με πολλά επίπεδα, εξακολουθεί να ταξινομεί κάθε γραμμή αλφαβητικά και μπορεί να αναδιατάξει ολόκληρη τη λίστα σας.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να δημιουργήσετε και να εργαστείτε με λίστες πολλαπλών επιπέδων στο Microsoft Word

Αρχικά, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να ταξινομήσετε. Εδώ, χρησιμοποιούμε απλώς κείμενο όπου κάθε λέξη είναι η δική της παράγραφος, αλλά η διαδικασία είναι η ίδια εάν επιλέξετε στοιχεία σε μια λίστα με κουκκίδες ή αριθμούς.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική" του Word's Ribbon και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Αυτό ανοίγει το παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου. Στις επιλογές Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε "Παραγράφους" από το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος". Κάντε κλικ στην επιλογή "Αύξουσα" για να ταξινομήσετε από το Α στο Ω ή στο "Φθίνουσα" για να ταξινομήσετε από το Ω στο Α. Όταν τα έχετε ρυθμίσει όλα, κάντε κλικ στο κουμπί "OK"

Και ακριβώς έτσι, το κείμενό σας είναι αλφαβητική.

Πώς να αλφαβήσετε με κάτι άλλο από την πρώτη λέξη

Ας δούμε ένα άλλο παράδειγμα. Ας πούμε ότι κάθε στοιχείο στη λίστα σας έχει πολλές λέξεις και θέλετε να αλφαβηθείτε με κάτι διαφορετικό από την πρώτη λέξη. Το πιο απλό παράδειγμα αυτού θα ήταν μια λίστα ονομάτων όπου θέλαμε να ταξινομήσουμε με το επώνυμο αντί για το πρώτο.

Επιλέξτε το κείμενό σας.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική" του Word's Ribbon και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Στο παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές".

Στο παράθυρο Επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε την επιλογή "Άλλο". Στο πλαίσιο στα δεξιά του, διαγράψτε τυχόν υπάρχοντες χαρακτήρες και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο διαστήματος μία φορά. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο "OK".

Επιστρέψτε στο παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου, επιλέξτε "Word 2" από το αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Εδώ είναι το αποτέλεσμα:

Μπορείτε ακόμη και να ταξινομήσετε με πολλές λέξεις με μία κίνηση. Ας υποθέσουμε ότι είχατε οργανώσει μια λίστα με το επώνυμο, όπως στην παρακάτω εικόνα.

Θέλετε να αλφαβήσετε αυτήν τη λίστα με το επώνυμο, αλλά τότε θέλετε επίσης να κάνετε μια δεύτερη αλφαβήτωση με το όνομα. Κανένα πρόβλημα. Αφού επιλέξετε τη λίστα σας, πατήστε ξανά το κουμπί «Ταξινόμηση» στην Κορδέλα.

Στο παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου, επιλέξτε "Word 2" από το αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Word 1" από το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού "Στη συνέχεια κατά". (Υπάρχει ακόμη χώρος για ένα άλλο επίπεδο εκεί κάτω εάν το χρειάζεστε.)

Όταν τελειώσετε, έχετε μια ωραία ταξινομημένη λίστα που μοιάζει με αυτήν.

Τρόπος αλφαβητισμού κειμένου σε πίνακα

Σε αυτό το επόμενο παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είχατε έναν πίνακα και θέλετε να αλφαβήσετε τις σειρές σύμφωνα με το κείμενο σε μια συγκεκριμένη στήλη. Στην περίπτωσή μας εδώ, χρησιμοποιούμε έναν πίνακα με κάποιες πληροφορίες σχετικά με διάφορες πόλεις και θέλουμε να αλφαβητοποιήσουμε ανά κράτος, που είναι η τέταρτη στήλη μας.

Αρχικά, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική" του Word's Ribbon και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Στο παράθυρο Ταξινόμηση, στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Στην περίπτωσή μας, επιλέγουμε το "State" επειδή το Word τράβηξε αυτόν τον περιγραφέα από τη σειρά κεφαλίδας.

Θα το κρατήσουμε απλό σε αυτό το παράδειγμα και απλώς ταξινομήστε ανά κατάσταση, αλλά αν θέλετε να προσθέσετε ένα δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης (στην περίπτωσή μας ίσως θέλουμε να ταξινομήσουμε ανά πόλη μετά την ταξινόμηση κατά πολιτεία), μπορείτε να το επιλέξετε από το αναπτυσσόμενο μενού "Τότε από".

Κάντε κλικ στο "OK" όταν είστε έτοιμοι.

Και εδώ είναι και πάλι ο πίνακας μας, αυτή τη φορά ταξινομημένα αλφαβητικά κατά τη στήλη "Πολιτεία".