Τρόπος δημιουργίας συμπληρώσιμων φορμών με το Microsoft Word

Η δημιουργία φορμών με το Microsoft Word είναι εύκολη, αλλά η πρόκληση έρχεται όταν αποφασίσετε να δημιουργήσετε συμπληρώσεις με φόρμες με επιλογές που μπορείτε να στείλετε σε άτομα και να τους συμπληρώσετε ψηφιακά. Είτε χρειάζεστε μια φόρμα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με άτομα είτε εάν προσπαθείτε να συμμετάσχετε σε μια έρευνα για να ελέγξετε την ανταπόκριση των χρηστών σε λογισμικό ή σε ένα νέο προϊόν, το MS Word έχει τη λύση για εσάς.

Σημείωση:  τα στιγμιότυπα οθόνης σε αυτό το σεμινάριο προέρχονται από το Word 2010, αλλά αυτό θα πρέπει να λειτουργεί το ίδιο στο Word 2013.

Ενεργοποιήστε την καρτέλα προγραμματιστή

Για να δημιουργήσετε γεμάτες φόρμες, θα πρέπει να ξεκινήσετε ενεργοποιώντας την καρτέλα προγραμματιστή κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Αρχείο" και στη συνέχεια επιλέξτε "Επιλογές". Ανοίξτε την καρτέλα "Προσαρμογή κορδέλας" και επιλέξτε "Κύριες καρτέλες" στην ενότητα "Προσαρμογή της κορδέλας".

Τώρα θα πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο "Προγραμματιστής" και να πατήσετε "OK".

Μόλις το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι ένα πρόσθετο μενού έχει προστεθεί στο επάνω μέρος της οθόνης με πολλές νέες επιλογές προγραμματιστή.

Να προτύπου ή όχι σε πρότυπο;

Υπάρχουν δύο κύριες επιλογές για να ξεκινήσετε με τη δημιουργία της φόρμας σας. Η επιλογή μία είναι εύχρηστη αν μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Για να βρείτε πρότυπα, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο", επιλέξτε "Νέο". Θα δείτε πολλά έτοιμα πρότυπα διαθέσιμα για λήψη. Απλώς κάντε κλικ στο "Φόρμες" και κοιτάξτε μέσα από την επιλογή προτύπων για να βρείτε ένα που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Όταν βρείτε το πρότυπό σας, απλώς κατεβάστε το και επεξεργαστείτε τη φόρμα όπως απαιτείται.

Δεδομένου ότι αυτός είναι ο εύκολος τρόπος και ενδέχεται να μην μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο που να ταιριάζει στις ανάγκες σας, θα συζητήσουμε τον καλύτερο τρόπο δημιουργίας φορμών από το μηδέν. Ξεκινήστε μεταβαίνοντας ξανά στις επιλογές προτύπου, αλλά αντί να επιλέξετε μια προκατασκευασμένη φόρμα, επιλέξτε "Τα πρότυπά μου".

Τώρα θα πρέπει να κάνετε κλικ στον κύκλο ελέγχου "Πρότυπα" και στη συνέχεια να πατήσετε "OK" για να δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο. Τέλος, πατήστε "Ctrl + S" για να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Θα το ονομάσουμε, "Πρότυπο φόρμας 1".

Συμπληρώστε τη φόρμα

Τώρα που έχετε ένα κενό πρότυπο, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να προσθέτετε πληροφορίες στη φόρμα. Η φόρμα που θα δημιουργήσουμε σε αυτό το παράδειγμα είναι μια απλή φόρμα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με άτομα που τα συμπληρώνουν. Πρώτα, θα πρέπει να εισαγάγετε τις βασικές ερωτήσεις Για αυτό το σεμινάριο, θα προσπαθήσουμε να λάβουμε τις ακόλουθες πληροφορίες:

  1. Όνομα ( Απλή απάντηση κειμένου )
  2. Ηλικία ( αναπτυσσόμενη λίστα )
  3. DOB ( Απόκριση ημερομηνίας )
  4. Σεξ ( πλαίσιο ελέγχου )
  5. Ταχυδρομικός κώδικας ( Απλή απάντηση σε κείμενο )
  6. Αριθμός τηλεφώνου ( Απλή απάντηση κειμένου )
  7. Αγαπημένο πρωτεύον χρώμα και γιατί: ( Combo Box )
  8. Καλύτερα υλικά για πίτσα (πλαίσιο ελέγχου και απλή απάντηση σε κείμενο )
  9. Ποια είναι η δουλειά των ονείρων σας και γιατί; Περιορίστε την απάντησή σας σε 200 λέξεις ( Απάντηση σε εμπλουτισμένο κείμενο )
  10. Τι τύπο οχήματος οδηγείτε; ( Απλή απάντηση κειμένου )

Κάντε κλικ στην καρτέλα "Προγραμματιστής" που προσθέσατε νωρίτερα και στην ενότητα "Έλεγχοι", επιλέξτε "Λειτουργία σχεδίασης" για να ξεκινήσετε τη δημιουργία διαφορετικών επιλογών ελέγχου. Αν θέλετε να δείτε πώς φαίνεται η δράση, θυμηθείτε να καταργήσετε την επιλογή "Λειτουργία σχεδίασης".

Ενότητες κειμένου

Για οποιεσδήποτε απαντήσεις που απαιτούν απάντηση βάσει κειμένου, μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κειμένου. Αυτό θα το κάνετε επιλέγοντας τον Έλεγχο περιεχομένου εμπλουτισμένου κειμένου  (επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργαστούν μορφοποίηση) ή την επιλογή Έλεγχος περιεχομένου απλού κειμένου  (επιτρέπει μόνο απλό κείμενο χωρίς μορφοποίηση)

Ας ενεργοποιήσουμε μια απάντηση εμπλουτισμένου κειμένου για την ερώτηση 9 και, στη συνέχεια, μια απλή απάντηση κειμένου για τις ερωτήσεις 1, 5, 6 και 10.

Να θυμάστε ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο στα πλαίσια ελέγχου περιεχομένου για να ταιριάξετε τις ερωτήσεις κάνοντας κλικ σε αυτές και πληκτρολογώντας όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Προσθέστε μια επιλογή επιλογής ημερομηνίας

Εάν πρέπει να προσθέσετε ημερομηνίες, μπορείτε να προσθέσετε το "Έλεγχος περιεχομένου επιλογής ημερομηνιών".  Ας το χρησιμοποιήσουμε και προσθέστε το στην ερώτηση 3.

Εισαγάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα με επιλογές

Για ερωτήσεις που επιτρέπουν μόνο μία απάντηση, όπως αριθμούς (ερώτηση 2), μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι βολική. Θα προσθέσουμε απλή λίστα και θα την συμπληρώσουμε με ηλικιακά εύρη. Θα πρέπει να προσθέσετε το πλαίσιο ελέγχου περιεχομένου, να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και να επιλέξετε την επιλογή "Ιδιότητες". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο add για να προσθέσετε εύρη ηλικιών.

Όταν τελειώσετε, θα πρέπει να φαίνεται κάτι τέτοιο (Απενεργοποιημένη λειτουργία σχεδίασης).

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα "Combo Box", το  οποίο θα σας επιτρέψει να προσθέσετε τυχόν επιλογές που θέλετε, καθώς και να επιτρέψετε στους χρήστες να εισάγουν επιπλέον κείμενο, εάν χρειάζεται. Ας προσθέσουμε ένα σύνθετο πλαίσιο στην ερώτηση 7. Δεδομένου ότι είναι ένα σύνθετο πλαίσιο, οι χρήστες θα μπορούν να επιλέξουν μια επιλογή και να πληκτρολογήσουν γιατί τους αρέσει το χρώμα.

Προσθήκη κουτιών ελέγχου

Για την τέταρτη ερώτηση, θα προσθέσουμε επιλογές πλαισίου ελέγχου.  Θα εισαγάγετε πρώτα τις επιλογές σας (αρσενικό και θηλυκό). Τώρα μπορείτε να προσθέσετε τον έλεγχο περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου μετά από κάθε επιλογή.

Επαναλάβετε τη διαδικασία για άλλες ερωτήσεις που απαιτούν μία ή περισσότερες επιλογές. Θα προσθέσουμε επίσης πλαίσια ελέγχου στην ερώτηση 8 επίσης. Θα προσθέσουμε επίσης ένα απλό πλαίσιο απόκρισης κειμένου για τα toppings που δεν αναφέρονται.

Τυλίγοντας

Η συμπληρωμένη κενή φόρμα θα πρέπει να μοιάζει με τις παρακάτω εικόνες ανάλογα με το αν έχετε ενεργοποιήσει ή απενεργοποιήσει τη λειτουργία σχεδίασης.

Συγχαρητήρια, μόλις μάθατε τα βασικά της δημιουργίας διαδραστικών φορμών. Μη διστάσετε να κατεβάσετε το συμπληρωμένο έντυπο δείγμα, αν χρειαστεί. Μπορείτε να στείλετε το αρχείο DOTX σε άτομα και όταν το ανοίξουν, θα ανοίξει αυτόματα ένα κανονικό έγγραφο που μπορούν να συμπληρώσουν και να σας στείλουν αφού το πρότυπο εφαρμόζεται αυτόματα.

Πιστωτική εικόνα: Ben Ward στο Flickr