Πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου μιας παρουσίασης PowerPoint

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι παρουσιάσεις του Microsoft PowerPoint γενικά συνοδεύονται από τόνους εικόνων, gif, ενσωματωμένων βίντεο, γραφημάτων, γραφημάτων και άλλου περιεχομένου, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι λαμβάνετε αρκετά μεγάλα αρχεία. Ακολουθούν μερικά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου μιας παρουσίασης.

Τα μεγάλα αρχεία μπορεί να είναι ενοχλητικά. Καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο στο δίσκο, επιβραδύνουν την απόδοση αναπαραγωγής και μπορούν να προκαλέσουν ανάκαμψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω υπέρβασης του ορίου μεγέθους αρχείου. Μπορείτε να αποτρέψετε όλα αυτά τα πράγματα μειώνοντας το μέγεθος του αρχείου της παρουσίασής σας.

Το έχουμε αναφέρει στο παρελθόν, αλλά το πρώτο πράγμα που θα σκεφτόσασταν όταν εξετάζετε τη μείωση του μεγέθους του αρχείου είναι εικόνες - και για έναν καλό λόγο. Τα αρχεία εικόνας μπορεί να είναι αρκετά μεγάλα. Υπάρχουν βήματα που μπορείτε να κάνετε για να μειώσετε το μέγεθος, όπως συμπίεση των εικόνων στην παρουσίαση. Εάν υποψιάζεστε τον λόγο για τον οποίο το αρχείο PowerPoint είναι τόσο μεγάλο οφείλεται σε εικόνες, φροντίστε να διαβάσετε το άρθρο που έχουμε γράψει σχετικά με τον τρόπο μείωσης του μεγέθους των εγγράφων του Office που περιέχουν εικόνες.

ΣΧΕΤΙΚΟΙ: Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου Microsoft Word

Έχουμε κάποιες επιπλέον συμβουλές για να προσθέσουμε αν ακολουθήσατε αυτά τα βήματα, αλλά πρέπει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου της παρουσίασής σας.

Μετατρέψτε την παρουσίασή σας στη μορφή PPTX

Η Microsoft κυκλοφόρησε τη μορφή PPTX στο Office 2007. Ωστόσο, δεν είναι ασυνήθιστο να βλέπουμε αρχεία PPT να κυμαίνονται. Λοιπόν, ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός αρχείου PPT και PPTX; Η έκδοση PPTX συμπιέζει όλο το περιεχόμενο της παρουσίασης. Εάν έχετε ένα αρχείο PPT και το μετατρέψετε σε αρχείο PPTX, θα παρατηρήσετε μείωση του μεγέθους του αρχείου.

Η μετατροπή του αρχείου είναι τόσο απλή όσο το πάτημα ενός κουμπιού και η επιλογή του τύπου αρχείου. Προχωρήστε και ανοίξτε το αρχείο PPT, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Μετατροπή".

Θα εμφανιστεί η Εξερεύνηση αρχείων των Windows. Θα παρατηρήσετε ότι ο τύπος Αποθήκευση ως έχει οριστεί ως "Παρουσίαση PowerPoint". Αυτός είναι ο τύπος αρχείου PPTX. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Το αρχείο PPT θα μετατραπεί τώρα σε αρχείο PPTX. Όπως μπορείτε να δείτε, το μέγεθος του αρχείου έχει μειωθεί.

Το HTG Presentation 2 είναι το αρχείο PPT και το HTG Presentation 3 είναι το αρχείο PPTX. Η απλή μετατροπή του τύπου αρχείου μείωσε το μέγεθος κατά 335 KB.

Αν και αυτό δεν είναι μια εκπληκτική πτώση στο μέγεθος του αρχείου, καταφέραμε να μειώσουμε το μέγεθος του αρχείου εγγράφου του Word από 6,001 KB σε 721 KB. Όλα εξαρτώνται από το τι υπάρχει μέσα στο αρχείο. Με οποιαδήποτε τύχη, αυτό θα είναι το μόνο βήμα που πρέπει να κάνετε. Εάν όχι, συνεχίστε να διαβάζετε.

Εισαγάγετε τις εικόνες σας - Μην αντιγράφετε και επικολλάτε

Είναι δελεαστικό να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μια εικόνα στο PowerPoint αντί να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Αυτό δεν θα είναι πρόβλημα εάν δεν ανησυχείτε για το μέγεθος του αρχείου, αλλά εάν είστε, προσέξτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε — μπορεί να διαμορφώσει ξανά την εικόνα σας σε BMP ή PNG. Γιατί αυτό είναι ένα ζήτημα; Και οι δύο μορφές αρχείων είναι μεγαλύτερες από JPG.

Μπορείτε να δείτε στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης ότι το αρχείο PNG είναι 153KB σε σύγκριση με το αρχείο JPG 120KB της ίδιας εικόνας. Κάθε φορά που αντιγράφετε και επικολλάτε ένα αρχείο JPG στο PowerPoint και μετατρέπεται σε PNG, προσθέτετε λίγο περιττό μέγεθος αρχείου στην παρουσίαση. Η χρήση της λειτουργίας εισαγωγής θα διασφαλίσει ότι οι εικόνες σας έχουν εισαχθεί όπως προορίζεται.

Κάντε επεξεργασία εικόνων σε πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων - όχι στο PowerPoint

Όταν εισάγετε μια εικόνα στο PowerPoint, είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται καμία επεξεργασία. Αν δεν απαιτούν αλλαγές, είστε σε καλύτερη θέση να κάνει το σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας. Γιατί; Όταν χρησιμοποιείτε το PowerPoint για να επεξεργαστείτε την εικόνα σας, αποθηκεύει όλες αυτές τις τροποποιήσεις ως μέρος της παρουσίασης. Για παράδειγμα, όταν αλλάζετε μια εικόνα σε ασπρόμαυρο, το PowerPoint διατηρεί επίσης την έγχρωμη εικόνα. Αποθηκεύονται πολλά επιπλέον δαγκώματα.

Εάν δεν έχετε πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων (έχετε) ή απλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint, φροντίστε να πείτε στο PowerPoint να απορρίψει όλα αυτά τα επιπλέον δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί από τις τροποποιήσεις. Δεν θα σας εξοικονομήσει τόσο χώρο όσο δουλεύετε σε έναν ειδικό επεξεργαστή, αλλά θα βοηθήσει.

Συμπίεση όλων των εικόνων στην παρουσίασή σας

Μπορείτε να συμπιέσετε εικόνες στο PowerPoint μία κάθε φορά ή όλες ταυτόχρονα. Αν θέλετε να κάνετε το τελευταίο, δείτε πώς.

Ανοίξτε την παρουσίασή σας, κατευθυνθείτε προς την καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποθήκευση ως" στο αριστερό παράθυρο.

Στη συνέχεια, επιλέξτε "Περισσότερες επιλογές", τις οποίες θα βρείτε στην περιοχή όπου θα ονομάζετε το αρχείο σας και θα επιλέξετε τον τύπο αρχείου.

Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Αποθήκευση ως" - αυτή τη φορά με μερικές επιπλέον επιλογές στη διάθεσή σας. Δίπλα στο κουμπί "Αποθήκευση", κάντε κλικ στο "Εργαλεία".

Στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε "Συμπίεση εικόνων".

Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Συμπίεση εικόνων". Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο ανάλυσης των εικόνων (βάσει PPI) στην παρουσίαση. Θα παρατηρήσετε επίσης ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα" στην ομάδα "Επιλογές συμπίεσης". Αυτό συμβαίνει επειδή, λόγω του τρόπου με τον οποίο αποκτήσαμε πρόσβαση σε αυτό το εργαλείο, αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη.

Σημείωση:  Εάν θέλετε να συμπιέσετε μια μεμονωμένη εικόνα, επιλέξτε την και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Φορμά εργαλείων εικόνας> Συμπίεση εικόνων

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ στο "OK".

Φροντίστε να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας μετά.

Μην χρησιμοποιείτε ενσωματωμένες γραμματοσειρές

Καταλαβαίνουμε γιατί ίσως θέλετε να ενσωματώσετε γραμματοσειρές - μπορεί να κάνετε μια παρουσίαση με θέμα το Star Wars και, ως εκ τούτου, με οποιονδήποτε με τον οποίο μοιράζεστε την παρουσίαση, δεν είναι πιθανό να έχουν αυτές τις ειδικές γραμματοσειρές διαθέσιμες. Η ενσωμάτωση των γραμματοσειρών στην παρουσίασή σας θα μπορούσε να αποτρέψει τα ζητήματα της γραμμής, αλλά αυτό κοστίζει αυξημένα μεγέθη αρχείου

Γενικά, εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι πρέπει να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά, σας συνιστούμε να απενεργοποιήσετε την ενσωμάτωση γραμματοσειρών.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές" στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.

Στην καρτέλα "Αποθήκευση", αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Αποθηκεύσαμε ένα αντίγραφο της παρουσίασής μας με ενσωματωμένες όλες τις γραμματοσειρές, χωρίς ενσωματωμένες γραμματοσειρές και μόνο με τις ενσωματωμένες γραμματοσειρές στην παρουσίαση. Κοιτάξτε τη διαφορά εάν τα μεγέθη αρχείων:

Πείσατε ακόμα;

Σύνδεση σε αρχεία αντί να τα ενσωματώσετε

Εξετάστε τη διαφορά στο μέγεθος του αρχείου εάν ενσωματώσετε ένα ολόκληρο βίντεο YouTube στην παρουσίασή σας αντί να το συνδέσετε ξανά. Η ενσωμάτωση ενός ολόκληρου βίντεο θα αυξήσει σημαντικά το μέγεθος της παρουσίασής σας. Υπάρχουν σίγουρα κάποια πολύτιμα οφέλη κατά την ενσωμάτωση ενός αρχείου έναντι της σύνδεσης σε αυτό (όπως όταν ο παραλήπτης μπορεί να μην έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο για αναπαραγωγή του βίντεο), αλλά εάν το μέγεθος του αρχείου είναι ένα ζήτημα, απλώς μην το κάνετε.

Μην αποθηκεύετε μια μικρογραφία για την παρουσίαση

Επιστροφή όταν το Office σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε μικρογραφίες εικόνων της παρουσίασής σας, ώστε να μπορείτε να έχετε μια προεπισκόπηση του αρχείου κατά την αναζήτηση στο File Explorer. Τα Windows έχουν εξελιχθεί σε πιο εξελιγμένα, οπότε δεν απαιτεί πλέον τη βοήθεια εφαρμογών του Office για να γίνει αυτό. Όμως, η επιλογή είναι ακόμα διαθέσιμη.

Εκτελέσαμε μια μικρή δοκιμή για να δούμε τη διαφορά στο μέγεθος του αρχείου με και χωρίς αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη. Εδώ είναι τα αποτελέσματα:

Με ενεργοποιημένη την επιλογή μικρογραφιών, το μέγεθος του αρχείου μας ήταν 2.660 KB. Χωρίς ενεργοποιημένη την επιλογή, το μέγεθος του αρχείου μειώθηκε στα 2.662 KB, εξοικονομώντας συνολικά 7 KB.

Αυτή είναι μια πολύ μικρή αποθήκευση, αλλά όταν το δοκιμάσαμε με ένα έγγραφο του Word, η διαφορά ήταν σημαντική, δείχνοντας 721 KB χωρίς ενεργοποιημένη την επιλογή και 3,247 KB με ενεργοποιημένη την επιλογή.

Ενώ αυτό είναι ένα μεγάλο κενό μεταξύ των εφαρμογών και δεν είναι ακριβώς σαφές γιατί η διαφορά είναι τόσο μεγάλη, εξακολουθεί να είναι μια επιλογή που αξίζει να εξερευνήσετε. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία, ανοίξτε την παρουσίασή σας, κατευθυνθείτε προς την καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ιδιότητες" που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά και, στη συνέχεια, "Σύνθετες ιδιότητες".

Τώρα θα βρίσκεστε στην καρτέλα "Σύνοψη" του παραθύρου "Ιδιότητες". Στο κάτω μέρος του παραθύρου, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή "Αποθήκευση εικόνας προεπισκόπησης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Κατάργηση προσωπικών και κρυφών πληροφοριών από την παρουσίασή σας

Το Microsoft Office θα αποθηκεύσει τα προσωπικά σας στοιχεία (όπως το όνομα του συντάκτη) και τις κρυφές ιδιότητες στην παρουσίασή σας. Η απαλλαγή από αυτές τις πληροφορίες μπορεί να σας εξοικονομήσει λίγο χώρο.

Ανοίξτε την παρουσίασή σας, κατευθυνθείτε προς την καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε "Έλεγχος για ζητήματα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Έλεγχος εγγράφου".

Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Document Inspector". Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο "Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες" είναι επιλεγμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επιθεώρηση".

Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε "Κατάργηση όλων". Οι πληροφορίες θα αφαιρεθούν, εξοικονομώντας λίγα KB χώρου.

Απενεργοποιήστε την Αυτόματη ανάκτηση

Δεν το συνιστούμε απαραιτήτως, και θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο ως έσχατη προσπάθεια. Η Αυτόματη ανάκτηση είναι ένα βασικό εργαλείο στο Office και αν έχετε χάσει ποτέ ένα έγγραφο πριν από την αποθήκευση, τότε καταλαβαίνετε ακριβώς τι εννοούμε.

Κάθε φορά που το Office χρησιμοποιεί την Αυτόματη ανάκτηση, προσθέτει λίγο στο μέγεθος του αρχείου. Για να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη ανάκτηση, κατευθυνθείτε προς την καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές" που βρίσκεται στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.

Στην καρτέλα "Αποθήκευση" του παραθύρου "Επιλογές", καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή "Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης πάντα xx λεπτά."

Εάν αποθηκεύσετε και βγείτε από την παρουσίαση αμέσως, δεν θα παρατηρήσετε καμία διαφορά. Με την πάροδο του χρόνου, καθώς συνεχίζετε να προχωράτε στην παρουσίαση, η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης θα προσθέσει KB στο αρχείο σας.

Αντιγράψτε τα πάντα σε μια νέα παρουσίαση

Ενώ δημιουργείτε την παρουσίασή σας, το PowerPoint θα αποθηκεύει διάφορα πράγματα στο παρασκήνιο για να σας βοηθήσει. Αναφέραμε πώς να απενεργοποιήσετε πολλές από αυτές τις δυνατότητες, να διαγράψετε δεδομένα που αποθηκεύει το PowerPoint και ούτω καθεξής, αλλά υπάρχει πάντα η πιθανότητα κάτι να ξεφύγει από τις ρωγμές και το PowerPoint να αποθηκεύσει ορισμένες πληροφορίες που δεν χρειάζεστε. Η αντιγραφή του περιεχομένου σας σε μια νέα παρουσίαση μπορεί να είναι μια καλή λύση στο πρόβλημα.

Αυτό μπορεί να είναι λίγο ενοχλητικό, ωστόσο, με το PowerPoint, θα πρέπει να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κάθε διαφάνεια (και κύριες διαφάνειες). Μόλις το κάνετε, η νέα παρουσίαση δεν θα έχει καμία από τις προηγούμενες αποθηκεύσεις φόντου, πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης ή προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου. Ως αποτέλεσμα, θα δείτε μια αλλαγή στο μέγεθος του αρχείου.

Παρόλο που δεν μπορούμε να σας πούμε ακριβώς πόσο αυτό θα μειώσει το μέγεθος του αρχείου σας, καθώς κάθε παρουσίαση θα είναι διαφορετική, αξίζει μια λήψη.

Μια πιθανότητα: Αποσυμπιέστε την παρουσίαση και συμπιέστε την

Όπως αναφέραμε νωρίτερα, ένα αρχείο PPTX είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο (γι 'αυτό το μέγεθος είναι πολύ μικρότερο από ένα αρχείο PPT παλιού σχολείου). Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το ανοίξετε με ένα εργαλείο όπως το 7-Zip ή το WinRar, να εξαγάγετε όλα τα αρχεία από το PPTX, να τα προσθέσετε σε ένα συμπιεσμένο αρχείο και, στη συνέχεια, να μετονομάσετε το αρχείο σε επέκταση αρχείου PPTX.

Ωστόσο, είχαμε κάποια προβλήματα εδώ.

Στις δοκιμές του Rob με το έγγραφο του Word, μείωσε με επιτυχία το μέγεθος του αρχείου από 721 KB σε 72 KB. Ωστόσο, κατέστρεψε το αρχείο στη διαδικασία. Κατά τη δοκιμή μου με το αρχείο μου 2.614 KB, δεν το κατέστρεψε, αλλά το μείωσε μόνο στα 2.594 KB - συνολικά μόνο 20 KB. Δεν είμαστε σίγουροι τι παίζει εδώ, οπότε αν θέλετε να το δοκιμάσετε, φροντίστε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας πριν το κάνετε.

Αυτές είναι όλες οι συμβουλές που έχουμε για τη μείωση του μεγέθους της παρουσίασης του PowerPoint. Αναζητούμε πάντα νέους και ενδιαφέροντες τρόπους για να μειώσουμε το μέγεθος των αρχείων μας, οπότε αν έχετε οποιεσδήποτε συμβουλές, ενημερώστε μας στην ενότητα σχολίων και θα χαρούμε να τις δοκιμάσουμε!