Τρόπος ελέγχου της απόστασης γραμμής και παραγράφων στο Microsoft Word

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να αλλάξετε το διάστημα μεταξύ των γραμμών σε μια παράγραφο ή μεταξύ των ίδιων των παραγράφων. Το Word προσφέρει μερικές εύχρηστες προκαθορισμένες τιμές για χρήση, αλλά μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πλήρη έλεγχο καθορίζοντας την ακριβή απόσταση. Δείτε πώς.

Η αλλαγή της απόστασης γραμμής ή παραγράφου σε ένα έγγραφο δεν είναι κάτι που ίσως χρειαστεί να κάνετε πολύ συχνά. Όμως, όπως ξέρει όποιος έπρεπε να παραδώσει ένα χαρτί με υποχρεωτικό διπλό διάκενο, μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Εκτός του κολλεγίου, ίσως εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε οδηγίες σχετικά με το διάστιχο από εργοδότες, πελάτες ή εκδότες. Ακόμα και στα δικά σας έγγραφα, η σωστή απόσταση μπορεί να κάνει το έγγραφό σας πιο αναγνώσιμο ή να επισημάνει τμήματα των εγγράφων στα οποία θέλετε να εστιάσουν οι αναγνώστες σας. Εάν η προεπιλεγμένη απόσταση στο Word δεν σας ταιριάζει αρκετά, το Word διευκολύνει την αλλαγή.

Τι είναι το διάστημα και η απόσταση παραγράφων;

Είναι και οι δύο σχεδόν όπως ακούγονται. Το διάστιχο είναι το κενό του διαστήματος μεταξύ δύο γραμμών κειμένου. Η απόσταση μεταξύ παραγράφων είναι η ποσότητα του λευκού διαστήματος μεταξύ δύο παραγράφων. Και όπως η χρήση της σωστής γραμματοσειράς ή των κατάλληλων περιθωρίων, ο έλεγχος της απόστασης είναι ένα σημαντικό μέρος της μορφοποίησης εγγράφων.

ΣΧΕΤΙΚΟΙ: Πώς να ενσωματώσετε γραμματοσειρές σε ένα έγγραφο του Microsoft Word

Και περίεργο που μπορεί να ακούγεται στην αρχή, τόσο το διάστιχο όσο και το διάστιχο εφαρμόζονται σε επίπεδο παραγράφου. Το διάστιχο ελέγχει τον τρόπο απόστασης όλων των γραμμών μιας παραγράφου. Η απόσταση παραγράφων ελέγχει τον χώρο που διατίθεται πριν και μετά την παράγραφο.

Στο Word, το διάστιχο μετράται συνήθως σε πολλαπλάσια οποιουδήποτε μεγέθους γραμματοσειράς που χρησιμοποιεί η παράγραφος. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε μια γραμματοσειρά 12 σημείων για το κείμενο της παραγράφου σας. Εάν επιλέξετε απόσταση μεταξύ μιας γραμμής, το διάστημα μεταξύ των γραμμών θα είναι 12 σημεία. Εάν επιλέξετε διπλό διάκενο, αυτό το διάστημα μεταξύ γραμμών θα είναι 24 σημεία. Ωστόσο, εάν θέλετε να ρυθμίσετε τα πράγματα, μπορείτε επίσης να καθορίσετε ένα ακριβές μέγεθος σημείου για χρήση.

Οι παράγραφοι λειτουργούν λίγο διαφορετικά. Από προεπιλογή, το Word προσθέτει οκτώ σημεία χώρου μετά από μια παράγραφο και χωρίς επιπλέον χώρο πριν από την παράγραφο και μπορείτε να αλλάξετε και τις δύο αυτές τιμές, όπως θέλετε.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς να τα κάνουμε όλα αυτά.

Χρησιμοποιήστε τις γρήγορες προεπιλογές για εύκολες αλλαγές

Το Word έχει ορισμένες κοινές προεπιλεγμένες επιλογές για να διαλέξετε. Να θυμάστε ότι τα διαστήματα γραμμής και παραγράφων εφαρμόζονται και τα δύο σε επίπεδο παραγράφου. Εάν τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής σε μια παράγραφο, θα αλλάξετε τα πράγματα για αυτήν την παράγραφο. Εάν επιλέξετε κείμενο από πολλές παραγράφους, θα αλλάξετε τα πράγματα για όλες αυτές τις παραγράφους.

Επιλέξτε όλες τις παραγράφους που θέλετε να αλλάξετε (ή τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής οπουδήποτε σε μία παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε). Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχωρισμός γραμμής και παραγράφων".

Αυτό ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο μενού με προεπιλογές για το διάστιχο (στο επάνω μέρος) και το διάστιχο (στο κάτω μέρος).

Η απόσταση γραμμής εμφανίζεται σε πολλαπλάσια. Το "2.0" είναι διπλό διάστημα, το "3.0" είναι τριπλό διάστημα και ούτω καθεξής. Επιλέξτε τα πολλαπλάσια που θέλετε και το Word το εφαρμόζει στις επιλεγμένες παραγράφους. Εάν θέλετε να επιλέξετε ένα άλλο διάστημα ή να επιστρέψετε στο αρχικό διάστημα, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Γραμμή και απόσταση παραγράφων" και επιλέξτε ένα διαφορετικό πολλαπλό.

Η απόσταση παραγράφων σας επιτρέπει μόνο να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια προκαθορισμένη απόσταση πριν από την παράγραφο ή μετά την παράγραφο. Και είναι παράξενος ο τρόπος που λειτουργεί. Εάν προς το παρόν δεν έχετε απόσταση πριν ή μετά από μια παράγραφο, το μενού εμφανίζει εντολές για την προσθήκη διαστήματος και στις δύο τοποθεσίες (όπως φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα). Εάν προσθέσετε ένα κενό σε μια θέση, η εντολή αλλάζει για να σας επιτρέψει να καταργήσετε αυτό το διάστημα.

Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μόνο ένα επίπεδο προκαθορισμένης απόστασης με τις εντολές του μενού. Και ποιες είναι αυτές οι προεπιλογές; 12 βαθμοί για το διάστημα πριν από την παράγραφο και 8 βαθμοί για το διάστημα μετά.

Αυτές οι προεπιλογές λειτουργούν αρκετά καλά για απλές αλλαγές σε μερικές παραγράφους. Τι γίνεται όμως αν θέλετε να αλλάξετε την απόσταση σε ολόκληρο το έγγραφο; Θα μπορούσατε να επιλέξετε τα πάντα (Ctrl + A) και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ίδιες εντολές, αλλά υπάρχουν μερικές καλύτερες προεπιλογές διαθέσιμες εάν θέλετε να αλλάξετε ολόκληρο το έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε πρόσθετες προεπιλογές διαστήματος για ολόκληρο το έγγραφο σας

Μεταβείτε στην καρτέλα "Σχεδίαση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Διάστημα παραγράφων".

Τώρα, παρόλο που αυτό το κουμπί έχει την ένδειξη "Διάστημα παραγράφων", οι αλλαγές εδώ μπορούν να εφαρμοστούν τόσο στην παράγραφο όσο και στην απόσταση γραμμής για το έγγραφό σας. Καθώς τοποθετείτε το δείκτη σας πάνω από κάθε προεπιλογή, μπορείτε να δείτε τις αλλαγές που αντικατοπτρίζονται στο έγγραφό σας. Θα δείτε επίσης ένα μικρό συννεφάκι κειμένου που θα σας αφήσει να γνωρίζετε ακριβώς ποιες επιλογές γραμμής και διαστήματος παραγράφων θα ισχύουν.

Αυτή είναι μια επιλογή «όλα ή τίποτα», οπότε θα λειτουργεί μόνο για ολόκληρο το έγγραφο ή καθόλου. Δείτε πώς μοιάζουν οι προεπιλογές Compact, Open και Double σε πανομοιότυπο κείμενο.

Στο κάτω μέρος αυτού του αναπτυσσόμενου μενού "Διάστημα παραγράφων", μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην εντολή "Προσαρμοσμένη απόσταση παραγράφων" για να ανοίξετε το παράθυρο Διαχείριση στυλ.

Στην καρτέλα "Ορισμός προεπιλογών", τα εργαλεία στην ενότητα "Διάστημα παραγράφων" σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε την απόσταση για το έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε στο κάτω μέρος εάν θα εφαρμόσετε τις αλλαγές σας μόνο στο τρέχον έγγραφο ή σε όλα τα νέα έγγραφα που βασίζονται στο ίδιο πρότυπο.

Εφαρμόστε καλύτερο έλεγχο για παραγράφους και διαστήματα γραμμών

Εάν θέλετε λίγο περισσότερη φινέτσα από οποιαδήποτε από αυτές τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις που έχουμε καλύψει, έχετε άλλη επιλογή (αυτό είναι το Word, εξάλλου).

Αρχικά, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στην παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε (ή επιλέξτε πολλές παραγράφους ή ολόκληρο το έγγραφο με Ctrl + A). Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας παραγράφων.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο παραγράφου. Στην καρτέλα "Εσοχές και απόσταση", στην ενότητα "Απόσταση", μπορείτε να εφαρμόσετε συγκεκριμένες προσαρμογές τόσο στην παράγραφο όσο και στο διάστιχο.

Στα αριστερά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία ελέγχου "Πριν" και "Μετά" για να καθορίσετε τον χώρο που θέλετε πριν και μετά τις παραγράφους. Έχετε επίσης την επιλογή να διατηρήσετε την απόσταση των παραγράφων σας ώστε να μην επηρεάζει μπλοκ κειμένου που είναι σε διαφορετικά στυλ, ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Μην προσθέτετε χώρο μεταξύ παραγράφων του ίδιου στυλ". (Εάν δεν είστε σίγουροι αν χρησιμοποιείτε διαφορετικά στυλ, τότε μάλλον όχι.)

Στα δεξιά σε αυτήν την ενότητα, το αναπτυσσόμενο μενού "Διάστιχο γραμμής" σάς επιτρέπει να επιλέξετε όλες αυτές τις ίδιες προεπιλογές διαστήματος γραμμής που εξετάσαμε πριν, μαζί με κάποιες άλλες επιλογές.

Αυτές οι πρόσθετες επιλογές περιλαμβάνουν:

  • Τουλάχιστον: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε ένα ελάχιστο μέγεθος σημείου για χρήση σε απόσταση γραμμών και είναι χρήσιμο μόνο σε πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είχατε μια γραμμή σε μια παράγραφο που για οποιονδήποτε λόγο χρησιμοποιούσε μικρότερο μέγεθος γραμματοσειράς από τις άλλες γραμμές. Οι τακτικές επιλογές διαστήματος μπορεί να την κάνουν παράξενη. Επιλέξτε ένα ελάχιστο διάστημα μπορεί να βοηθήσει.
  • Ακριβώς: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε ένα ακριβές μέγεθος σημείου για χρήση μεταξύ των γραμμών των επιλεγμένων παραγράφων.
  • Πολλαπλές: Με αυτές τις επιλογές μπορείτε να καλέσετε ένα συγκεκριμένο πολλαπλό για να χρησιμοποιήσετε για διαστήματα. Για παράδειγμα, εάν το διάκενο 1,5 φαίνεται πολύ σφιχτό και το 2.0 φαίνεται πολύ φαρδύ, θα μπορούσατε να δοκιμάσετε κάτι σαν το 1,75.

Μεταξύ αυτών των τριών επιλογών έχετε τον πλήρη έλεγχο όλων των αποστάσεων του εγγράφου σας, οπότε τώρα μπορείτε να διπλασιάσετε με αυτοπεποίθηση τον όρο αυτό έγγραφο ή να εντυπωσιάσετε τους συναδέλφους σας με μια τέλεια διαμορφωμένη αναφορά.