Πώς να προσθέσετε αυτόματα παραπομπές και βιβλιογραφίες στο Microsoft Word

Η σωστή μορφοποίηση των βιβλιογραφιών πάντα έκανε τους μαθητές τρελούς. Ωστόσο, με τις σύγχρονες εκδόσεις του Microsoft Word, η διαδικασία βελτιστοποιείται στο σημείο να είναι σχεδόν αυτόματη και σήμερα θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε παραπομπές και βιβλιογραφίες στα έγγραφα του Word.

Σημείωση: οι τεχνικές που θα καλύψουμε εδώ θα πρέπει να λειτουργούν για το Microsoft Word 2007 και νεότερες εκδόσεις. Τα στιγμιότυπα οθόνης λαμβάνονται όλα στην τελευταία έκδοση του Word 2016, επομένως η έκδοσή σας μπορεί να φαίνεται ελαφρώς διαφορετική, αλλά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

Δημιουργία πηγών και προσθήκη παραπομπών στο κείμενό σας

Όταν εργάζεστε σε οποιοδήποτε έγγραφο του Word, τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε να τοποθετηθεί η αναφορά. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή παραπομπής".

Το αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται δείχνει όλες τις πηγές που έχετε ήδη προσθέσει (θα φτάσουμε σε αυτήν τη στιγμή), αλλά για να προσθέσετε μια νέα πηγή, απλώς κάντε κλικ στην εντολή "Προσθήκη νέας πηγής".

Στο παράθυρο Δημιουργία πηγής που εμφανίζεται, μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για σχεδόν οποιαδήποτε πηγή. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος πηγής" είναι το βιβλίο, αλλά απλώς ανοίξτε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε άλλους τύπους πηγών, όπως άρθρα περιοδικών, ιστότοπους, συνεντεύξεις και ούτω καθεξής. Επιλέξτε λοιπόν τον τύπο της πηγής, συμπληρώστε τα πεδία, δώστε στην πηγή σας ένα όνομα ετικέτας (συνήθως μια συντομευμένη έκδοση του τίτλου) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε την πηγή.

Σημείωση : Από προεπιλογή, το Word χρησιμοποιεί στυλ αναφοράς APA, αλλά δεν περιορίζεται σε αυτό. Εάν χρησιμοποιείτε άλλη μέθοδο παραπομπής για το έγγραφό σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση όλων των πεδίων βιβλιογραφίας" για να συμπληρώσετε επιπλέον πληροφορίες.

Το Word προσθέτει μια αναφορά για τη νέα πηγή στο έγγραφό σας. Και, την επόμενη φορά που θα πρέπει να παραθέσετε τη συγκεκριμένη πηγή, απλώς κάντε κλικ ξανά στο κουμπί «Εισαγωγή παραπομπής». Η πηγή σας εμφανίζεται στη λίστα (μαζί με άλλες πηγές που έχετε προσθέσει). Επιλέξτε την πηγή που θέλετε και το Word εισάγει σωστά την αναφορά στο έγγραφο.

Από προεπιλογή, το Word χρησιμοποιεί το στυλ APA για παραπομπές, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε επιλέγοντας μια άλλη επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού "Στυλ" δίπλα στο κουμπί "Εισαγωγή αναφοράς".

Απλώς επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε άλλες πηγές που χρειάζεστε και για να τοποθετήσετε παραπομπές όπου θέλετε.

Δημιουργία της βιβλιογραφίας σας

Όταν το έγγραφό σας ολοκληρωθεί, θα θελήσετε να προσθέσετε μια βιβλιογραφία που θα περιέχει όλες τις πηγές σας. Μεταβείτε στο τέλος του εγγράφου σας και δημιουργήστε μια νέα σελίδα χρησιμοποιώντας Διάταξη> Διακοπές> Διακοπή σελίδας. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" και κάντε κλικ στο κουμπί "Βιβλιογραφία". Μπορείτε να επιλέξετε από μερικά προ-μορφοποιημένα στυλ βιβλιογραφίας με κεφαλίδες ή να κάνετε κλικ στην επιλογή «Εισαγωγή βιβλιογραφίας» για να προσθέσετε ένα χωρίς κεφαλίδα ή επιπλέον μορφοποίηση.

Μπαμ! Το Word προσθέτει όλα τα έργα που αναφέρατε στο έγγραφό σας στη βιβλιογραφία, με τη σωστή σειρά και μορφή για το στυλ γραφής που έχετε ρυθμίσει.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτηση των πηγών σας

Τι γίνεται αν γράφετε συχνά άρθρα για παρόμοια θέματα και δεν θέλετε να εισάγετε ξανά τις πηγές στο Word κάθε φορά; Το Word σας έχει καλύψει και εδώ. Κάθε φορά που εισάγετε μια νέα πηγή, αποθηκεύεται σε αυτό που το Word ονομάζει «κύρια λίστα πηγών». Για κάθε νέο έγγραφο, μπορείτε να ανακτήσετε παλιές πηγές από την κύρια λίστα και να τις εφαρμόσετε στο τρέχον έργο σας.

Στην καρτέλα "Αναφορές", κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση πηγών".

Το παράθυρο που εμφανίζεται δείχνει όλες τις πηγές που έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν. Κάντε κλικ σε μια πηγή στην αριστερή πλευρά του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αντιγραφή» για να την εφαρμόσετε στο τρέχον έγγραφο. Επαναλάβετε αυτό για κάθε πηγή που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε.

Εάν έχετε εισαγάγει δεκάδες ή εκατοντάδες πηγές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο αναζήτησης στο επάνω μέρος αυτού του παραθύρου για να περιορίσετε γρήγορα τη λίστα ανά συγγραφέα, τίτλο, έτος ή την ετικέτα που έχετε εφαρμόσει προσωπικά στην μεμονωμένη πηγή.

Εάν πρέπει να μετακινήσετε τη λίστα πηγών σε έναν άλλο υπολογιστή και ένα άλλο αντίγραφο του Word, θα βρείτε τις πηγές σας αποθηκευμένες σε ένα αρχείο XML στην ακόλουθη τοποθεσία (όπου το όνομα χρήστη είναι το όνομα χρήστη σας):

C: \ Users \ username \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Βιβλιογραφία

Αφού αντιγράψετε αυτό το αρχείο σε άλλον υπολογιστή, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση πηγών" στο Word στον νέο υπολογιστή και μπορείτε να αναζητήσετε το αρχείο.

Πηγή εικόνας: Shutterstock / Mikael Damkier