Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στα Φύλλα Google

Εάν εργάζεστε με άλλους σε ένα κοινόχρηστο αρχείο Υπολογιστικών φύλλων Google, μερικές φορές οι χρήστες μπορούν να εισαγάγουν απροσδόκητα δεδομένα ή κάτι που παραβιάζει έναν τύπο. Ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι ο καθένας εισάγει τα δεδομένα που θέλετε είναι να τα παρέχετε σε μια αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Η αναπτυσσόμενη λίστα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που εισάγουν τα άτομα στη φόρμα, την εφαρμογή ή το υπολογιστικό φύλλο σας είναι ακριβώς αυτό που περιμένετε. Παρέχει επίσης έναν πολύ πιο γρήγορο τρόπο για τα άτομα να εισάγουν αυτά τα δεδομένα, καθώς επιλέγουν από μια προκαθορισμένη λίστα που παρέχετε.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ανοίξετε το αρχείο των Υπολογιστικών φύλλων Google και να επιλέξετε τα κελιά για τα οποία θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: 5 δυνατότητες φύλλων Google που πρέπει να γνωρίζετε

Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού "Δεδομένα" και επιλέξτε την εντολή "Επικύρωση δεδομένων".

Από το αναπτυσσόμενο μενού Κριτήρια, επιλέξτε "Λίστα από εύρος" ή "Λίστα αντικειμένων".

  • Λίστα από εύρος:  Μια λίστα τιμών που έχουν επιλεγεί από άλλα κελιά στο ίδιο ή σε διαφορετικό φύλλο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές στα κελιά B1-B9 στο φύλλο 2, πληκτρολογήστε Sheet2!B1:B9τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτά να εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα ή επιλέγοντας οποιοδήποτε από τα κελιά από το Φύλλο σας απευθείας.
  • Λίστα στοιχείων: Μια λίστα προκαθορισμένων στοιχείων δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι είτε κείμενο είτε αριθμοί και θα πληκτρολογείτε κάθε τιμή μόνοι σας, χωρίζοντάς τα με κόμματα (και χωρίς κενά) Αυτή η επιλογή δεν σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα απευθείας από άλλα κελιά.

Εδώ, χρησιμοποιούμε την επιλογή "Λίστα στοιχείων" και παρέχουμε πολλές αριθμητικές επιλογές.

Αφού εισαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας σε κελί", διαφορετικά οι τιμές δεν θα εμφανίζονται στα επιλεγμένα κελιά.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τι θα συμβεί όταν κάποιος προσπαθεί να εισαγάγει μια τιμή που δεν περιλαμβάνεται στη λίστα. Η επιλογή "Εμφάνιση προειδοποίησης" τους επιτρέπει να εισάγουν τα μη έγκυρα δεδομένα, αλλά τα επισημαίνουν στο φύλλο (θα δούμε πώς θα είναι λίγο). Η επιλογή "Απόρριψη εισαγωγής" τους εμποδίζει να εισάγουν οτιδήποτε δεν περιλαμβάνεται στη λίστα σας.

Και τέλος, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης" για να δώσετε στους χρήστες κάποια ένδειξη σχετικά με το τι μπορούν να επιλέξουν στα κελιά. Αφού ορίσετε την επιλογή, πληκτρολογήστε οποιεσδήποτε οδηγίες θέλετε.

Προχωρήστε και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" όταν τελειώσετε.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη νέα αναπτυσσόμενη λίστα

Όταν τελειώσετε, οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί το φύλλο μπορεί να κάνει κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος σε αυτά τα κελιά και να επιλέξει μια τιμή από τη λίστα.

Εάν ορίσατε την επιλογή "Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης", αυτό το κείμενο εμφανίζεται κάθε φορά που κάποιος επιλέξει ένα από τα επικυρωμένα κελιά.

Εάν κάποιος εισαγάγει μια τιμή που δεν ταιριάζει με κάτι στη λίστα και έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Εμφάνιση προειδοποίησης", τα μη έγκυρα δεδομένα επισημαίνονται στο κελί.

Τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω σας δείχνει γιατί είναι σημειωμένο.

Αν αντίθετα, έχετε επιλέξει την επιλογή "Απόρριψη εισαγωγής", τα άτομα θα λάβουν μια προειδοποίηση σαν αυτή όταν προσπαθούν να εισαγάγουν οτιδήποτε δεν περιλαμβάνεται στη λίστα σας.

Εάν πρέπει να καταργήσετε ή να τροποποιήσετε οποιοδήποτε από τα στοιχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιστρέψτε στο Data> Validation Data για να επεξεργαστείτε τυχόν στοιχεία από τις λίστες που έχετε δημιουργήσει. Η πλήρη κατάργηση της λίστας είναι τόσο εύκολη όσο το κουμπί «Κατάργηση επικύρωσης» που βρίσκεται στο κάτω μέρος.