Πώς να προστατεύσετε βιβλία εργασίας, φύλλα εργασίας και κελιά από την επεξεργασία στο Microsoft Excel

Έχετε εργαστεί σκληρά στο υπολογιστικό φύλλο σας. Δεν θέλετε κανένας να το χάσει. Ευτυχώς, το Excel παρέχει μερικά αρκετά καλά εργαλεία για την αποτροπή της επεξεργασίας διαφόρων τμημάτων ενός βιβλίου εργασίας.

Η προστασία στο Excel βασίζεται στον κωδικό πρόσβασης και συμβαίνει σε τρία διαφορετικά επίπεδα.

  • Βιβλίο εργασίας: Έχετε μερικές επιλογές για την προστασία ενός βιβλίου εργασίας. Μπορείτε να το κρυπτογραφήσετε με έναν κωδικό πρόσβασης για να περιορίσετε ποιος μπορεί να το ανοίξει. Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο ως μόνο για ανάγνωση από προεπιλογή, έτσι ώστε οι χρήστες να επιλέξουν να το επεξεργαστούν. Και προστατεύετε τη δομή ενός βιβλίου εργασίας έτσι ώστε ο καθένας να μπορεί να το ανοίξει, αλλά χρειάζονται έναν κωδικό πρόσβασης για την αναδιάταξη, μετονομασία, διαγραφή ή δημιουργία νέων φύλλων εργασίας.
  • Φύλλο εργασίας: Μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα σε μεμονωμένα φύλλα εργασίας από την αλλαγή.
  • Κελί: Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε μόνο συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας από την αλλαγή. Τεχνικά, αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την προστασία ενός φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, επιτρέποντας σε ορισμένα κελιά να εξαιρούνται από αυτήν την προστασία.

Μπορείτε ακόμη και να συνδυάσετε την προστασία αυτών των διαφορετικών επιπέδων για διαφορετικά εφέ.

Προστατέψτε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας από την επεξεργασία

Έχετε τρεις επιλογές όσον αφορά την προστασία ολόκληρου του βιβλίου εργασίας του Excel: κρυπτογράφηση του βιβλίου εργασίας με κωδικό πρόσβασης, δημιουργία βιβλίου εργασίας μόνο για ανάγνωση ή προστασία μόνο της δομής ενός βιβλίου εργασίας.

Κρυπτογράφηση βιβλίου εργασίας με κωδικό πρόσβασης

Για την καλύτερη προστασία, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο με κωδικό πρόσβασης. Κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να ανοίξει το έγγραφο, το Excel τους ζητά πρώτα έναν κωδικό πρόσβασης.

Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε το αρχείο Excel και μεταβείτε στο μενού Αρχείο. Από προεπιλογή, θα δείτε την κατηγορία "Πληροφορίες". Κάντε κλικ στο κουμπί "Προστασία βιβλίου εργασίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο Encrypt Document που ανοίγει, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Σημείωση:  Δώστε προσοχή στην προειδοποίηση σε αυτό το παράθυρο. Το Excel δεν παρέχει κανένα τρόπο για να ανακτήσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης, οπότε βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε αυτόν που θα θυμάστε.

Πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασής σας για επιβεβαίωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Θα επιστρέψετε στο φύλλο Excel. Όμως, αφού το κλείσετε, την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε, το Excel θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης.

Εάν θέλετε να καταργήσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης από το αρχείο, ανοίξτε το (το οποίο φυσικά απαιτεί να δώσετε τον τρέχοντα κωδικό πρόσβασης) και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα ίδια βήματα που χρησιμοποιήσατε για την εκχώρηση του κωδικού πρόσβασης. Μόνο αυτή τη φορά, κάντε κενό το πεδίο κωδικού πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK"

Δημιουργήστε ένα βιβλίο εργασίας μόνο για ανάγνωση

Το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας ως μόνο για ανάγνωση είναι εξαιρετικά απλό. Δεν προσφέρει πραγματική προστασία επειδή οποιοσδήποτε ανοίγει το αρχείο μπορεί να επιτρέψει την επεξεργασία, αλλά μπορεί να χρησιμεύσει ως πρόταση να είστε προσεκτικοί με την επεξεργασία του αρχείου.

Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε το αρχείο Excel και μεταβείτε στο μενού Αρχείο. Από προεπιλογή, θα δείτε την κατηγορία "Πληροφορίες". Κάντε κλικ στο κουμπί "Προστασία βιβλίου εργασίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Τώρα, κάθε φορά που κάποιος (συμπεριλαμβανομένου σας) ανοίγει το αρχείο, λαμβάνει μια προειδοποίηση που δηλώνει ότι ο συντάκτης του αρχείου θα προτιμούσε να το ανοίξει ως μόνο για ανάγνωση, εκτός εάν χρειάζεται να πραγματοποιήσει αλλαγές.

Για να καταργήσετε τη ρύθμιση μόνο για ανάγνωση, επιστρέψτε στο μενού Αρχείο, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας" και απενεργοποιήστε τη ρύθμιση "Πάντα ανοιχτό μόνο για ανάγνωση".

Προστατέψτε τη δομή ενός βιβλίου εργασίας

Ο τελικός τρόπος με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε προστασία σε επίπεδο βιβλίου εργασίας είναι η προστασία της δομής του βιβλίου εργασίας. Αυτός ο τύπος προστασίας αποτρέπει άτομα που δεν έχουν τον κωδικό πρόσβασης να κάνουν αλλαγές σε επίπεδο βιβλίου εργασίας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα μπορούν να προσθέσουν, να αφαιρέσουν, να μετονομάσουν ή να μετακινήσουν φύλλα εργασίας.

Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε το αρχείο Excel και μεταβείτε στο μενού Αρχείο. Από προεπιλογή, θα δείτε την κατηγορία "Πληροφορίες". Κάντε κλικ στο κουμπί "Προστασία βιβλίου εργασίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο "OK".

Επιβεβαιώστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο "OK".

Οποιοσδήποτε μπορεί ακόμα να ανοίξει το έγγραφο (υποθέτοντας ότι δεν κρυπτογραφήσατε επίσης το βιβλίο εργασίας με κωδικό πρόσβασης), αλλά δεν θα έχει πρόσβαση στις δομικές εντολές.

Εάν κάποιος γνωρίζει τον κωδικό πρόσβασης, μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτές τις εντολές μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Έλεγχος" και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Προστασία βιβλίου εργασίας".

Στη συνέχεια μπορούν να εισαγάγουν τον κωδικό πρόσβασης.

Και οι δομικές εντολές καθίστανται διαθέσιμες.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι αυτή η ενέργεια καταργεί την προστασία της δομής του βιβλίου εργασίας από το έγγραφο. Για να το επαναφέρετε, πρέπει να επιστρέψετε στο μενού αρχείων και να προστατέψετε ξανά το βιβλίο εργασίας.

Προστατέψτε ένα φύλλο εργασίας από την επεξεργασία

Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε μεμονωμένα φύλλα εργασίας από την επεξεργασία. Όταν προστατεύετε ένα φύλλο εργασίας, το Excel κλειδώνει όλα τα κελιά από την επεξεργασία. Η προστασία του φύλλου εργασίας σας σημαίνει ότι κανείς δεν μπορεί να επεξεργαστεί, να διαμορφώσει ξανά ή να διαγράψει το περιεχόμενο.

Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αναθεώρηση" στην κύρια κορδέλα του Excel.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Προστασία φύλλου".

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκλειδώσετε το φύλλο στο μέλλον.

Επιλέξτε τα δικαιώματα που θέλετε να έχουν οι χρήστες για το φύλλο εργασίας αφού είναι κλειδωμένο. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε να επιτρέψετε στα άτομα να μορφοποιούν, αλλά όχι να διαγράφουν, σειρές και στήλες.

Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε επιλέγοντας δικαιώματα.

Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης που δημιουργήσατε για να επιβεβαιώσετε ότι τον θυμάστε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Εάν πρέπει να καταργήσετε αυτήν την προστασία, μεταβείτε στην καρτέλα "Έλεγχος" και κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση προστασίας φύλλου".

Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο "OK".

Το φύλλο σας είναι πλέον μη προστατευμένο. Λάβετε υπόψη ότι η προστασία αφαιρείται εντελώς και ότι θα χρειαστεί να προστατέψετε ξανά το φύλλο εάν θέλετε.

Προστατέψτε συγκεκριμένα κελιά από την επεξεργασία

Μερικές φορές, ίσως να θέλετε να προστατεύσετε συγκεκριμένα κελιά από την επεξεργασία στο Microsoft Excel. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν σημαντικό τύπο ή οδηγίες που θέλετε να διατηρήσετε ασφαλείς. Ανεξάρτητα από τον λόγο, μπορείτε να κλειδώσετε εύκολα μόνο ορισμένα κελιά στο Microsoft Excel.

Ξεκινήστε επιλέγοντας τα κελιά που δεν θέλετε να κλειδώσετε. Μπορεί να φαίνεται αντίθετο, αλλά hei, αυτό είναι το Office για εσάς.

Τώρα, κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και επιλέξτε την εντολή "Μορφοποίηση κελιών".

Στο παράθυρο Μορφοποίηση κελιών, μεταβείτε στην καρτέλα "Προστασία".

Αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Κλειδωμένο".

Και μετά κάντε κλικ στο "OK".

Τώρα που έχετε επιλέξει τα κελιά για τα οποία θέλετε να επιτρέψετε την επεξεργασία, μπορείτε να κλειδώσετε το υπόλοιπο φύλλο εργασίας ακολουθώντας τις οδηγίες στην προηγούμενη ενότητα.

Σημειώστε ότι μπορείτε να κλειδώσετε ένα φύλλο εργασίας πρώτα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να ξεκλειδώσετε, αλλά το Excel μπορεί να είναι λίγο ασταθές σχετικά με αυτό. Αυτή η μέθοδος επιλογής των κελιών που θέλετε να παραμείνετε ξεκλείδωτη και, στη συνέχεια, το κλείδωμα του φύλλου λειτουργεί καλύτερα.