Τρόπος αρχειοθέτησης μηνυμάτων email στο Outlook 2013

Πάντα μας είπαν ότι η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων μας είναι καλή ιδέα. Λοιπόν, η ίδια ιδέα μπορεί να επεκταθεί και στο email. Ίσως θέλετε να αρχειοθετείτε το email σας κάθε τόσο συχνά, όπως μηνιαία, τριμηνιαία ή ακόμη και ετήσια.

Θα σας δείξουμε πώς να αρχειοθετήσετε email στο Outlook 2013 και να το κάνουμε εύκολα διαθέσιμο στο πρόγραμμα. Το email σας αποθηκεύεται σε αρχείο .pst. Για την αρχειοθέτηση email, θα μεταφέρουμε το email σε ένα αρχείο .pst αρχειοθέτησης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν αρχειοθετείτε το email σας σε άλλο αρχείο .pst, όλα τα μηνύματα που επιλέγετε να αρχειοθετήσετε μεταφέρονται στο αρχείο αρχειοθέτησης και δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο κύριο αρχείο .pst.

Για να ξεκινήσετε την αρχειοθέτηση του email σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην κορδέλα.

Στην οθόνη Πληροφορίες λογαριασμού, κάντε κλικ στο κουμπί "Εργαλείο εκκαθάρισης" δίπλα στο "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου".

Επιλέξτε "Αρχείο ..." από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αρχειοθέτηση. Επιλέξτε "Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων" και επιλέξτε έναν φάκελο για αρχειοθέτηση. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλο το email σας, επιλέξτε τον κόμβο με τη διεύθυνση email σας στο επάνω μέρος.

Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από" για να επιλέξετε την πιο πρόσφατη ημερομηνία για στοιχεία που θα αρχειοθετηθούν. Εμφανίζεται ένα ημερολόγιο. Επιλέξτε μια ημερομηνία στον τρέχοντα μήνα κάνοντας κλικ στην ημερομηνία ή μεταβείτε σε διαφορετικό μήνα για να επιλέξετε μια ημερομηνία. Όλα τα στοιχεία παλαιότερα από την επιλεγμένη ημερομηνία θα αρχειοθετηθούν.

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε αντικείμενα που δεν έχουν ρυθμιστεί να αρχειοθετούνται αυτόματα χρησιμοποιώντας το AutoArchive, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Συμπερίληψη στοιχείων με" AutoArchive "επιλεγμένο".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook 2013 λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως στο Outlook 2010.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" εάν θέλετε να αλλάξετε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί το αρχείο αρχειοθέτησης και το όνομα του αρχείου αρχειοθέτησης. Κάντε κλικ στο OK όταν έχετε κάνει τις επιλογές σας.

Το αρχειοθετημένο αρχείο .pst αποθηκεύεται στην επιλεγμένη τοποθεσία.

Σημειώστε ότι όλα τα μηνύματα email που επιλέξατε να αρχειοθετήσετε δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο κύριο αρχείο .pst. Το αρχειοθετημένο αρχείο .pst θα πρέπει να διατίθεται αυτόματα στο Outlook. Ωστόσο, εάν δεν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στο μπλε πλαίσιο στην αριστερή πλευρά της οθόνης "Πληροφορίες λογαριασμού", κάντε κλικ στο "Άνοιγμα και εξαγωγή".

Στην οθόνη "Άνοιγμα", κάντε κλικ στο "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook".

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook". Μεταβείτε στην τοποθεσία όπου αποθηκεύσατε το αρχειοθετημένο αρχείο .pst, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο OK.

Στο αριστερό παράθυρο του κύριου παραθύρου του Outlook Mail, εμφανίζεται μια ενότητα με την ονομασία "Αρχεία" και είναι διαθέσιμα τα μηνύματα που έχετε αρχειοθετήσει.

Η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε οργανωμένα τα email σας, διευκολύνοντας την εύρεση παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διατηρώντας τα εισερχόμενα και τους φακέλους σας ακατάλληλα