Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης έγγραφα και PDF με το Microsoft Office

Το Microsoft Office σάς επιτρέπει να κρυπτογραφείτε τα έγγραφα του Office και τα αρχεία PDF, επιτρέποντας σε κανέναν να βλέπει καν το αρχείο, εκτός εάν έχει τον κωδικό πρόσβασης. Οι σύγχρονες εκδόσεις του Office χρησιμοποιούν ασφαλή κρυπτογράφηση στην οποία μπορείτε να βασιστείτε - υποθέτοντας ότι έχετε ορίσει έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης.

Οι παρακάτω οδηγίες ισχύουν για τα Microsoft Word, PowerPoint, Excel και Access 2016, αλλά η διαδικασία θα πρέπει να είναι παρόμοια σε άλλες πρόσφατες εκδόσεις του Office.

Πόσο ασφαλής είναι η προστασία κωδικού πρόσβασης του Microsoft Office;

Στο παρελθόν, οι λειτουργίες προστασίας του κωδικού πρόσβασης του Microsoft Office έχουν κακή ραπ. Από το Office 95 έως το Office 2003, το σχήμα κρυπτογράφησης ήταν πολύ αδύναμο. Εάν έχετε ένα έγγραφο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης με το Office 2003 ή παλαιότερη έκδοση, ο κωδικός πρόσβασης μπορεί εύκολα και γρήγορα να παρακαμφθεί με ευρέως διαθέσιμο λογισμικό διάσπασης κωδικών πρόσβασης.

Με το Office 2007, η Microsoft έγινε πιο σοβαρή για την ασφάλεια. Το Office 2007 άλλαξε το Advanced Encryption Standard (AES) με κλειδί 128 bit. Αυτό θεωρείται ευρέως ασφαλές και σημαίνει ότι το Office χρησιμοποιεί τώρα πραγματική, ισχυρή κρυπτογράφηση για την προστασία των εγγράφων σας όταν ορίζετε έναν κωδικό πρόσβασης. Δοκιμάσαμε τη δυνατότητα κρυπτογράφησης PDF και διαπιστώσαμε ότι χρησιμοποιεί επίσης κρυπτογράφηση AES 128-bit στο Office 2016.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Τι είναι η κρυπτογράφηση και γιατί οι άνθρωποι φοβούνται;

Υπάρχουν δύο μεγάλα πράγματα που πρέπει να προσέξετε. Πρώτον, μόνο οι κωδικοί πρόσβασης που κρυπτογραφούν πλήρως το έγγραφο είναι ασφαλείς. Το Office σάς επιτρέπει επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για "Περιορισμός επεξεργασίας" ενός αρχείου - θεωρητικά, επιτρέποντας στους χρήστες να βλέπουν ένα αρχείο αλλά να μην το επεξεργάζονται χωρίς κωδικό πρόσβασης. Αυτός ο τύπος κωδικού πρόσβασης μπορεί εύκολα να σπάσει και να αφαιρεθεί, επιτρέποντας στους χρήστες να επεξεργαστούν το αρχείο.

Επίσης, η κρυπτογράφηση του Office λειτουργεί μόνο αν αποθηκεύετε σε σύγχρονες μορφές εγγράφων όπως το .docx. Εάν αποθηκεύσετε σε παλαιότερες μορφές εγγράφων όπως .doc –που είναι συμβατές με το Office 2003 και παλαιότερες– το Office θα χρησιμοποιήσει την παλαιότερη, μη ασφαλή έκδοση της κρυπτογράφησης.

Όμως, αρκεί να αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε σύγχρονες μορφές του Office και να χρησιμοποιείτε την επιλογή "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" αντί για την επιλογή "Περιορισμός επεξεργασίας", τα έγγραφά σας θα πρέπει να είναι ασφαλή.

Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα έγγραφο του Office

Για να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα έγγραφο του Office, ανοίξτε το πρώτα σε Word, Excel, PowerPoint ή Access. Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης. Στο παράθυρο πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί "Προστασία εγγράφου" και επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης".

Το κουμπί ονομάζεται μόνο "Προστασία εγγράφου" στο Microsoft Word, αλλά ονομάζεται κάτι παρόμοιο σε άλλες εφαρμογές. Αναζητήστε το "Protect Workbook" στο Microsoft Excel και το "Protect Presentation" στο Microsoft PowerPoint. Στην Microsoft Access, θα δείτε απλώς ένα κουμπί "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" στην καρτέλα Πληροφορίες. Τα βήματα θα λειτουργήσουν διαφορετικά.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν θέλετε μόνο να περιορίσετε την επεξεργασία του εγγράφου, μπορείτε να επιλέξετε «Περιορισμός επεξεργασίας» εδώ, αλλά όπως είπαμε, αυτό δεν είναι πολύ ασφαλές και μπορεί εύκολα να παρακαμφθεί. Εάν καλύτερα μπορείτε να κρυπτογραφήσετε ολόκληρο το έγγραφο.

ΣΧΕΤΙΚΟΙ: Πώς να δημιουργήσετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης (και να το θυμάστε)

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης με τον οποίο θέλετε να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο. Θα θελήσετε να επιλέξετε έναν καλό κωδικό πρόσβασης εδώ. Οι αδύναμοι κωδικοί πρόσβασης μπορούν να μαντέψουν εύκολα με τη διάσπαση λογισμικού εάν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο έγγραφο.

Προειδοποίηση : Θα χάσετε την πρόσβαση στο έγγραφο εάν ξεχάσετε ποτέ τον κωδικό πρόσβασής σας, οπότε διατηρήστε το ασφαλές! Η Microsoft σας συμβουλεύει να γράψετε το όνομα του εγγράφου και τον κωδικό πρόσβασής του και να το φυλάξετε σε ασφαλές μέρος.

Όταν ένα έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο, θα δείτε το μήνυμα "Απαιτείται κωδικός πρόσβασης για το άνοιγμα αυτού του εγγράφου" στην οθόνη Πληροφορίες.

Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το έγγραφο, θα δείτε το πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για άνοιγμα αρχείου". Εάν δεν εισαγάγετε τον σωστό κωδικό πρόσβασης, δεν θα μπορείτε να δείτε το έγγραφο καθόλου.

Για να αφαιρέσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης από ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Προστασία εγγράφου" και επιλέξτε ξανά "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης". Εισαγάγετε έναν κενό κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο "OK". Το Office θα καταργήσει τον κωδικό πρόσβασης από το έγγραφο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF με προστασία με κωδικό πρόσβασης

Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε ένα έγγραφο του Office σε ένα αρχείο PDF και να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης με αυτό το αρχείο PDF. Το έγγραφο PDF θα κρυπτογραφηθεί με τον κωδικό πρόσβασης που παρέχετε. Λειτουργεί στο Microsoft Word αλλά όχι στο Excel, για κάποιο λόγο.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο στο Microsoft Word, κάντε κλικ στο κουμπί μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Εξαγωγή". Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία PDF / XPS" για να εξαγάγετε το έγγραφο ως αρχείο PDF.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου αποθήκευσης που εμφανίζεται. Στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλογών, ενεργοποιήστε την επιλογή "Κρυπτογράφηση του εγγράφου με κωδικό πρόσβασης" και κάντε κλικ στο "OK".

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης με τον οποίο θέλετε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο PDF και μετά κάντε κλικ στο "OK".

Όταν τελειώσετε, εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο PDF και κάντε κλικ στο κουμπί "Δημοσίευση". Το Office θα εξαγάγει το έγγραφο σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.

Προειδοποίηση : Δεν θα μπορείτε να δείτε το αρχείο PDF εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης. Φροντίστε να το παρακολουθείτε διαφορετικά θα χάσετε την πρόσβαση στο αρχείο PDF σας.

Θα πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του αρχείου PDF όταν το ανοίξετε. Για παράδειγμα, εάν ανοίξετε το αρχείο PDF στο Microsoft Edge –το προεπιλεγμένο πρόγραμμα προβολής PDF των Windows 10– θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης για να μπορείτε να τον δείτε. Αυτό λειτουργεί επίσης σε άλλους αναγνώστες PDF.

Αυτή η δυνατότητα μπορεί να βοηθήσει στην προστασία ιδιαίτερα ευαίσθητων εγγράφων, ειδικά όταν τα αποθηκεύετε σε μια μονάδα USB ή σε μια διαδικτυακή υπηρεσία αποθήκευσης όπως το Microsoft OneDrive.

Η κρυπτογράφηση πλήρους δίσκου όπως η κρυπτογράφηση συσκευής και το BitLocker σε υπολογιστή με Windows ή το FileVault σε Mac είναι πιο ασφαλής και ανώδυνη για την προστασία όλων των εγγράφων στον υπολογιστή σας, ωστόσο - ειδικά εάν ο υπολογιστής σας έχει κλαπεί.