Τρόπος χρήσης υποσημειώσεων και σημειώσεων στο Microsoft Word

Είτε χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για προσωπική ή επαγγελματική γραφή, μερικές φορές μπορεί να θέλετε να προσθέσετε συμπληρωματικές σημειώσεις σε τμήματα της εργασίας σας. Ίσως θέλετε να κάνετε ένα δευτερεύον σχόλιο σε ένα από τα επιχειρήματά σας, ή πρέπει να παραθέσετε το έργο ενός άλλου συγγραφέα χωρίς να αποσπάσετε το κύριο κείμενο. Ευτυχώς, το Word διαθέτει χρήσιμα εργαλεία για την προσθήκη υποσημειώσεων και σημειώσεων στο γράψιμό σας.

Σημείωση: Χρησιμοποιούμε το Microsoft Word 2016, αλλά το Word υποστηρίζει υποσημειώσεις και υποσημειώσεις τουλάχιστον από το Word 2007. Ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε, τα μενού που ακολουθούμε σε αυτόν τον οδηγό ενδέχεται να φαίνονται λίγο διαφορετικά. Αλλά μην ανησυχείτε - οι λειτουργίες και οι λειτουργίες είναι ίδιες.

Τι είναι οι υποσημειώσεις και οι σημειώσεις;

Οι υποσημειώσεις και οι υποσημειώσεις είναι και οι δύο τρόποι προσθήκης επιπλέον κομματιών πληροφοριών στο γράψιμό σας εκτός του κύριου κειμένου. Σκεφτείτε τους σαν λεκτικές πλευρές, μόνο γραπτώς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υποσημειώσεις και υποσημειώσεις για να προσθέσετε δευτερεύοντα σχόλια στην εργασία σας ή να αναφέρετε άλλες δημοσιεύσεις όπως βιβλία, άρθρα ή ιστότοπους. Η μόνη διαφορά μεταξύ των υποσημειώσεων και των τελικών σημειώσεων είναι εκείνη που εμφανίζονται στο έγγραφό σας.

Όπως υποδηλώνει το όνομα, οι υποσημειώσεις επισυνάπτονται στο κάτω μέρος της σελίδας που περιέχει την πρόταση στην οποία αντιστοιχούν. Από την άλλη πλευρά, οι σημειώσεις προστίθενται στο τέλος μιας ενότητας ή εγγράφου. Ποιο θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε στα γραπτά σας εξαρτάται από την προσωπική σας προτίμηση ή - εάν γράφετε για σχολείο ή εργασία - τα πρότυπα δημοσίευσης του οργανισμού σας.

Τρόπος εισαγωγής υποσημειώσεων και σημειώσεων

Ενεργοποιήστε το Microsoft Word και, στη συνέχεια, ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε υποσημειώσεις (ή δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο εάν μόλις ξεκινήσετε). Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" στο Word's Ribbon.

Εδώ, θα βρείτε μια σειρά χρήσιμων λειτουργιών για τη σχολιασμό του κειμένου σας, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων για την εισαγωγή πίνακα περιεχομένων, την προσθήκη παραθέσεων και τη δημιουργία βιβλιογραφίας. Η δεύτερη ομάδα σε αυτήν την καρτέλα περιέχει τις υποσημειώσεις και τις λειτουργίες υποσημειώσεων που θέλουμε.

Για να προσθέσετε μια υποσημείωση, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο κείμενό σας όπου θέλετε να εμφανίζεται η υποσημείωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή υποσημείωσης".

Το Word προσθέτει έναν μικρό αριθμό υπεργράφου όπου τοποθετήσατε το σημείο εισαγωγής.

Και, στη συνέχεια, μετατοπίζει αμέσως την εστίαση στο παράθυρο υποσημείωσης και τοποθετεί το σημείο εισαγωγής στη νέα υποσημείωση, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να το πληκτρολογείτε αμέσως.

Οι υποσημειώσεις εμφανίζονται στο κάτω μέρος της σελίδας κάτω από μια μικρή οριζόντια γραμμή. Κάθε φορά που προσθέτετε μια υποσημείωση σε αυτήν τη σελίδα, ένας άλλος αριθμός θα προστίθεται στη λίστα.

Αφού προσθέσετε τις υποσημειώσεις σας, μπορείτε να τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το δείκτη αναφοράς κάθε πρότασης για να δείτε μια προεπισκόπηση της υποσημείωσης στο κείμενο.

Μπορείτε επίσης να κάνετε γρήγορη καρτέλα ανάμεσα στις υποσημειώσεις τόσο στο κύριο κείμενο όσο και στη λίστα υποσημειώσεων στο κάτω μέρος της σελίδας κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επόμενη υποσημείωση" στη γραμμή πλοήγησης.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού στο κουμπί "Επόμενη υποσημείωση" για να επιλέξετε μια διαφορετική επιλογή πλοήγησης. Μπορείτε να επιλέξετε να μεταβείτε στην προηγούμενη υποσημείωση ή να μεταβείτε στην επόμενη ή την προηγούμενη σημείωση.

Τα βήματα για την εισαγωγή τελικών σημειώσεων είναι ουσιαστικά τα ίδια. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο που θέλετε να σχολιάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή σημείωσης" στην καρτέλα "Αναφορές" του Word's Ribbon.

Όπως και με τις υποσημειώσεις, το Word επισυνάπτει έναν αριθμό υπεργράφου που περιέχει μια σημείωση. Αλλά αυτή τη φορά, η λίστα των σημειώσεων που δημιουργεί εμφανίζεται στο τέλος της τρέχουσας ενότητας ή στο τέλος του εγγράφου (μπορείτε να προσαρμόσετε πού εμφανίζονται και θα μιλήσουμε περισσότερο για αυτό λίγο).

Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων υποσημειώσεων και σημειώσεων στο Word 2016

Το Word έχει τις βασικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για υποσημειώσεις και υποσημειώσεις, αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις ανά πάσα στιγμή από το μενού στην καρτέλα Αναφορές.

Κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία του μενού "Υποσημειώσεις".

Αυτό εμφανίζει ένα παράθυρο υποσημείωσης και σημείωσης όπου μπορείτε να προσαρμόσετε την τοποθεσία, την εμφάνιση και τη μορφή όλων των υποσημειώσεων και των υποσημειώσεών σας.

Αλλαγή της θέσης των υποσημειώσεων και των σημειώσεων

Από προεπιλογή, το Word βάζει υποσημειώσεις στο κάτω μέρος της σελίδας και τελικές σημειώσεις στο τέλος του εγγράφου, αλλά μπορείτε να αλλάξετε τη θέση εμφάνισης αυτών των σημειώσεων.

Στην περιοχή "Τοποθεσία" στο μενού Υποσημειώσεις και Σημειώσεις, βρείτε την επιλογή "Υποσημειώσεις" (θα πρέπει να είναι προεπιλεγμένη όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το μενού). Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά αυτής της επιλογής και μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία της υποσημείωσης είτε στο κάτω μέρος της σελίδας είτε κάτω από το κείμενο. Εάν ορίσετε την τελευταία επιλογή, το Word τοποθετεί τις υποσημειώσεις σας αμέσως μετά το κύριο σώμα του κειμένου αντί στο κάτω μέρος της σελίδας.

Για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση των τελικών σημειώσεων, επιλέξτε την επιλογή "Σημειώσεις" και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά της. Εκεί, μπορείτε να αλλάξετε την τοποθέτηση σημείωσης στο τέλος της τρέχουσας ενότητας ή στο τέλος του εγγράφου.

Μετατροπή υποσημειώσεων σε σημειώσεις (και αντίστροφα Versa)

Μια άλλη επιλογή είναι να μετατρέψετε όλες τις υποσημειώσεις σας σε τελικές σημειώσεις ή αντίστροφα. Αντί να αλλάζετε το καθένα ξεχωριστά, αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να τα αλλάξετε όλα ταυτόχρονα. Εάν εργάζεστε σε ένα έγγραφο με πολλές σημειώσεις, αυτή η επιλογή μπορεί να είναι χρήσιμη.

Στην ενότητα "Τοποθεσία" του μενού Υποσημειώσεων και Σημειώσεων, κάντε κλικ στο κουμπί "Μετατροπή".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή σημειώσεων, δίνοντάς σας τρεις επιλογές: 1) Μετατροπή όλων των υποσημειώσεων σε Σημειώσεις, 2) Μετατροπή όλων των Σημειώσεων σε Υποσημειώσεις και 3) Ανταλλαγή υποσημειώσεων και Σημειώσεων. Ορίστε την επιλογή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Αλλάξτε τη διάταξη των υποσημειώσεων και των σημειώσεων

Από προεπιλογή, το Word δημιουργεί λίστες υποσημειώσεων και σημειώσεων με την ίδια διάταξη με τη σελίδα στην οποία εμφανίζονται. Ωστόσο, μπορείτε να το προσαρμόσετε από το παράθυρο υποσημειώσεων και σημείωσης κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Στήλες" και επιλέγοντας τον αριθμό των στηλών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις υποσημειώσεις και τις σημειώσεις σας να εμφανίζονται σε έως και τέσσερις διαφορετικές στήλες στη σελίδα.

Προσαρμόστε τη μορφή των υποσημειώσεων και των σημειώσεων

Το Word σας επιτρέπει επίσης να επιλέξετε από διάφορες επιλογές για τη μορφοποίηση του τρόπου με τον οποίο αριθμούνται οι υποσημειώσεις και οι υποσημειώσεις σας. Είναι γενικά καλή ιδέα να επιλέξετε ένα διαφορετικό σύστημα αρίθμησης για κάθε τύπο σημείωσης, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε έναν συνδυασμό υποσημειώσεων και υποσημειώσεων στο ίδιο έγγραφο. Αυτό βοηθά εσάς και τον αναγνώστη σας να διακρίνετε γρήγορα τα δύο με μια ματιά.

Στην ενότητα Μορφή, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά της επιλογής "Μορφή αριθμού". Επιλέξτε τη μορφή αριθμού που θέλετε.

Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τις σημειώσεις σας με ένα προσαρμοσμένο σύμβολο αντί για ένα τυπικό σύστημα αρίθμησης. Δίπλα στην επιλογή Custom Mark, κάντε κλικ στο κουμπί "Symbol".

Θα ανοίξει το μενού Σύμβολο. Επιλέξτε το σύμβολο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να επισημάνετε τις σημειώσεις σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Το επιλεγμένο εικονίδιο θα πρέπει να εμφανίζεται στο πλαίσιο "Προσαρμοσμένο σήμα" και το Word θα χρησιμοποιεί τώρα αυτό το σύμβολο για την επισήμανση των σημειώσεών σας.

Από προεπιλογή, το Word αριθμεί υποσημειώσεις και υποσημειώσεις σε μεμονωμένες σειρές ξεκινώντας από "1" (ή a , i , I , κ.λπ.) και συνεχίζεται σε ολόκληρο το έγγραφο. Ωστόσο, μπορείτε να προσαρμόσετε τόσο το σημείο εκκίνησης όσο και τη συνέχεια των σημειώσεών σας.

Αν θέλετε οι υποσημειώσεις ή οι υποσημειώσεις σας να ξεκινούν κάπου εκτός του πρώτου αριθμού της σειράς (για παράδειγμα, 2  αντί για  1 ), κάντε κλικ στα βέλη στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Έναρξη σε" για να αυξήσετε ή να μειώσετε την αρχική τιμή. Ένα παράδειγμα για το πού αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο είναι εάν γράφετε ένα βιβλίο που περιέχει σημειώσεις και αποθηκεύετε κάθε κεφάλαιο ως ξεχωριστό έγγραφο του Word. Θα μπορούσατε να διαμορφώσετε το έγγραφο κάθε κεφαλαίου ώστε να αρχίζει να αριθμεί τελικές σημειώσεις όπου το τελευταίο κεφάλαιο έμεινε εκτός.

Για να αλλάξετε τη συνέχεια της σειράς αρίθμησης, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού δίπλα στην επιλογή "Αρίθμηση".

Θα δείτε τρεις επιλογές για την αρίθμηση των υποσημειώσεων και των τελικών σημειώσεών σας: Συνεχής, Επανεκκίνηση κάθε ενότητας και Επανεκκίνηση κάθε σελίδας. Εάν θέλετε οι υποσημειώσεις και οι υποσημειώσεις σας να αριθμούνται συνεχώς από την αρχή του εγγράφου σας έως το τέλος, ορίστε την επιλογή «Συνεχής». Εάν προτιμάτε να αριθμούνται οι σημειώσεις σας ανά κεφάλαιο ή ενότητα, επιλέξτε "Επανεκκίνηση κάθε ενότητας". Ή επιλέξτε "Επανεκκίνηση κάθε σελίδας" για να αριθμήσετε τις σημειώσεις σας ανά σελίδα.

Εφαρμόστε τις αλλαγές σας στο έγγραφο

Αφού διαμορφώσετε τις παραπάνω επιλογές, θα πρέπει να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να εφαρμόζονται οι αλλαγές σας στο έγγραφό σας. Στο κάτω μέρος του μενού, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού δίπλα στην επιλογή "Εφαρμογή αλλαγών σε".

Εάν θέλετε οι αλλαγές σας να ισχύουν σε κάθε σελίδα και ενότητα του εγγράφου σας, επιλέξτε "Ολόκληρο το έγγραφο". Εναλλακτικά, επιλέξτε "Αυτή η ενότητα" για να εφαρμόσετε αλλαγές μόνο στην ενότητα του εγγράφου στο οποίο βρίσκεστε αυτήν τη στιγμή. (Λάβετε υπόψη ότι αυτή η επιλογή δεν θα εμφανιστεί εάν δεν έχετε διαλείμματα ενότητας στο έγγραφό σας.)

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή" στην κάτω δεξιά γωνία του μενού.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια νέα υποσημείωση χρησιμοποιώντας τις επιλεγμένες ρυθμίσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" στην κάτω αριστερή γωνία του μενού.

Τρόπος παραπομπής υποσημειώσεων και σημειώσεων στο Word 2016

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ίδια υποσημείωση ή σημείωση περισσότερο από μία φορά σε ολόκληρο το κείμενό σας, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να το κάνετε χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε το ίδιο πράγμα ξανά και ξανά.

Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να εισαχθεί μια αναφορά στο κείμενο. Στην καρτέλα Αναφορές, κάντε κλικ στο κουμπί "Αναφορά".

Στο παράθυρο παραπομπής, επιλέξτε "Υποσημείωση" ή "Σημείωση" από το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος αναφοράς".

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Εισαγωγή αναφοράς σε".

Η επιλογή "Αριθμός υποσημειώσεων" εισάγει τον αριθμό της υποσημείωσης σε κανονικό κείμενο, ενώ η επιλογή "Αριθμός υποσημείωσης (μορφοποιημένη)" εισάγει τον αριθμό της υποσημειώσεως σε υπεργραφή. Η επιλογή "Αριθμός σελίδας" εισάγει τον αριθμό της σελίδας αναφοράς αντί του αριθμού υποσημείωσης. Η επιλογή "Πάνω / Κάτω" εισάγει είτε τη λέξη "Πάνω" είτε "Κάτω" ανάλογα με το πού εμφανίζεται η αρχική υποσημείωση σε σχέση με την παραπομπή. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή.

Το Word σάς επιτρέπει να δημιουργείτε υπερσυνδέσμους μεταξύ παραπομπών, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε την ίδια υποσημείωση οπουδήποτε εμφανίζεται στο έγγραφό σας. Η επιλογή "Εισαγωγή ως υπερσύνδεσμος" ελέγχεται από προεπιλογή, ώστε να μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε παραπομπή και να μεταφερθείτε αυτόματα στο μέρος του εγγράφου που περιέχει την αρχική υποσημείωση. Σας συνιστούμε να αφήσετε επιλεγμένη αυτήν την επιλογή, αλλά μπορείτε να την καταργήσετε εάν προτιμάτε.

Στην επιλογή "Για ποια υποσημείωση", επιλέξτε την υποσημείωση που θέλετε να παραπέμψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" στο κάτω μέρος του μενού.