Τρόπος χρήσης της δυνατότητας σύγκρισης του Microsoft Word

Εάν βρίσκεστε σε μια συνεργατική ομάδα εργαζομένων ή απλώς ασχολείστε με πολλές αναθεωρήσεις της δικής σας εργασίας, είναι σημαντικό να μπορείτε να παρακολουθείτε επαυξητικές αλλαγές. Στο Microsoft Word, η δυνατότητα σύγκρισης κάθε διαφοράς σε δύο σχεδόν πανομοιότυπα έγγραφα είναι ενσωματωμένη στο εργαλείο σύγκρισης. Δείτε πώς να το χρησιμοποιήσετε.

Αρχικά, ανοίξτε το Word και οποιοδήποτε αρχείο εγγράφου. (Μπορεί να είναι ένα από αυτά που συγκρίνετε, ένα άλλο έγγραφο εξ ολοκλήρου ή απλά ένα κενό έργο.) Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αναθεώρηση" στο επάνω μέρος της οθόνης για να ανοίξετε το μενού κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Σύγκριση "— θα είναι κοντά στη δεξιά πλευρά του μενού.

Κάντε ξανά κλικ στο «Σύγκριση» εάν ανοίξει άλλο μενού. Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο, επιλέξτε τα δύο έγγραφά σας: το έγγραφο "Πρωτότυπο" (ή παλαιότερο) και το έγγραφο "Αναθεωρημένο" (ή μεταγενέστερο). Εάν δεν βλέπετε κανένα από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου στα δεξιά για να περιηγηθείτε στο έγγραφο χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης αρχείων.

Στην ενότητα "Η ετικέτα αλλάζει με", μπορείτε να ορίσετε μια σημείωση που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποια διαφορά ανήκει σε ποιο έγγραφο. Εδώ πρόκειται να ονομάσω το δικό μου "αργότερα", καθώς είναι η τελευταία αναθεώρηση του χειρογράφου. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο μια ετικέτα στο αναθεωρημένο έγγραφο, αλλά μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους με το εικονίδιο με το διπλό βέλος.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" για να δείτε την επιλογή για προχωρημένους. Τα περισσότερα από αυτά είναι αυτονόητα και όλες οι επιλογές είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Σημειώστε την επιλογή "Εμφάνιση αλλαγών σε", η οποία εμφανίζει μεμονωμένες αλλαγές είτε ένας χαρακτήρας τη φορά (πολύ αργός) είτε μία λέξη τη φορά.

Κάντε κλικ στο "OK". Το Word θα ανοίξει μια πολύπλοκη επιλογή παραθύρων σε ένα μόνο έγγραφο. Από αριστερά προς τα δεξιά, έχετε μια αναλυτική λίστα αλλαγών, μια πλήρη προβολή του εγγράφου "Αναθεωρημένο" με κόκκινα σημάδια στο αριστερό περιθώριο που υποδεικνύει αλλαγές και ένα διπλό παράθυρο που δείχνει τα πρωτότυπα και αναθεωρημένα έγγραφα στοιβάζονται. Η κύλιση με τον τροχό του ποντικιού θα πραγματοποιήσει κύλιση και στα τρία από τα πρωτεύοντα παράθυρα ταυτόχρονα, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις γραμμές κύλισης στα δεξιά του καθενός για να μετακινηθείτε σε κάθε παράθυρο.

Το παράθυρο "Αναθεωρήσεις" είναι το πιο χρήσιμο εδώ. Δείχνει κάθε αλλαγή, τι καταργήθηκε και τι προστέθηκε, με σειρά από την κορυφή του εγγράφου στο κάτω μέρος. Είναι ένας φανταστικός τρόπος για να δείτε τις διαφορές στο κείμενο και τη μορφοποίηση με μια ματιά. Κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τις καταχωρήσεις στο παράθυρο αναθεωρήσεων, θα μετακινηθούν αμέσως τα άλλα παράθυρα στη σχετική θέση. Καθαρός!

Μόλις χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Αναθεωρήσεις για να βρείτε τη συγκεκριμένη αναθεώρηση, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο σχετικό κείμενο στο κεντρικό τμήμα. Κάντε κλικ στο «Αποδοχή» ή «Απόρριψη» (ακολουθούμενη από την αντίστοιχη ενέργεια) για να διατηρήσετε ή να επαναφέρετε την αλλαγή, αντίστοιχα.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το συγκριτικό έγγραφο ως ξεχωριστό αρχείο που δεν θα επηρεάσει κανένα από τα έγγραφα που προβάλλετε αυτήν τη στιγμή. Απλώς κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση ως και αποθηκεύστε το όπως οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Word.

Λάβετε υπόψη ότι η δυνατότητα σύγκρισης δεν είναι διαθέσιμη εάν οποιοδήποτε έγγραφο διαθέτει προστασία με κωδικό πρόσβασης ή οι αλλαγές του προστατεύονται στο Word. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση στα μεμονωμένα έγγραφα κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος> Παρακολούθηση αλλαγών.