Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα PDF χωρίς να τα εκτυπώσετε και να τα σαρώσετε

Σας έχει σταλεί ένα έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να το υπογράψετε και να το στείλετε ξανά. Μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο, να το υπογράψετε και, στη συνέχεια, να το σαρώσετε ξανά και να το στείλετε μέσω email. Αλλά υπάρχει ένας καλύτερος, πιο γρήγορος τρόπος.

Θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε γρήγορα την υπογραφή σας σε οποιοδήποτε έγγραφο PDF, αποθηκεύοντάς το ως τυπικό αρχείο PDF που μπορεί να διαβαστεί οπουδήποτε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - όποια πλατφόρμα προτιμάτε.

Ηλεκτρονικές υπογραφές, όχι ψηφιακές υπογραφές

  1. Windows : Ανοίξτε το PDF στον Adobe Reader και κάντε κλικ στο κουμπί "Fill & Sign" στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.
  2. Mac : Ανοίξτε το PDF σε προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλειοθήκη και μετά κάντε κλικ στο Sign
  3. iPhone και iPad : Ανοίξτε το συνημμένο PDF στο Mail και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Markup and Reply" για να υπογράψετε.
  4. iPhone και Android : Πραγματοποιήστε λήψη του Adobe Fill & Sign, ανοίξτε το PDF και πατήστε το κουμπί Υπογραφή.
  5. Chrome : Εγκαταστήστε την επέκταση HelloSign, ανεβάστε το PDF και κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή.

Πρώτον, ας ξεκαθαρίσουμε κάποια ορολογία. Αυτό το άρθρο ασχολείται με τις ηλεκτρονικές υπογραφές, όχι τις ψηφιακές υπογραφές, οι οποίες είναι κάτι άλλο εντελώς. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι κρυπτογραφικά ασφαλής και επαληθεύει ότι κάποιος με το ιδιωτικό κλειδί υπογραφής (με άλλα λόγια, εσείς) έχει δει το έγγραφο και το έχει εγκρίνει. Είναι πολύ ασφαλές, αλλά και περίπλοκο.

Η ηλεκτρονική υπογραφή, από την άλλη πλευρά, είναι απλώς μια εικόνα της υπογραφής σας που επικαλύπτεται πάνω από ένα έγγραφο PDF. Μπορείτε να το κάνετε με όλα τα είδη εφαρμογών και αυτό απαιτείται από τους περισσότερους ανθρώπους όταν σας στείλουν ένα έγγραφο για υπογραφή. Στείλτε τους ένα αρχείο PDF με ψηφιακή υπογραφή και δεν θα ξέρουν τι να κάνουν. Για πολλές επιχειρήσεις, η απλή αποδοχή υπογεγραμμένων εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να σας αναγκάζει να τα στείλετε με φαξ αποτελεί τεράστιο τεχνολογικό άλμα.

Σίγουρα, οι παρακάτω μέθοδοι δεν είναι απόλυτα ασφαλείς - αλλά ούτε η εκτύπωση κάτι, η κακογραφία με στυλό και η σάρωση ξανά. Τουλάχιστον αυτό είναι πιο γρήγορο!

Windows: Χρησιμοποιήστε το Adobe Reader

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Οι καλύτεροι αναγνώστες PDF για Windows

Ενώ το Adobe Reader δεν είναι το πιο ελαφρύ πρόγραμμα προβολής PDF, είναι ένα από τα πιο γεμάτα χαρακτηριστικά και έχει πραγματικά εξαιρετική υποστήριξη για την υπογραφή εγγράφων PDF. Άλλοι αναγνώστες PDF τρίτων ενδέχεται να προσφέρουν αυτήν τη δυνατότητα, αλλά γενικά απαιτούν να αγοράσετε μια πληρωμένη έκδοση πριν χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες υπογραφής τους.

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας το Adobe Reader, ανοίξτε πρώτα το έγγραφο PDF στην εφαρμογή Adobe Acrobat Reader DC. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συμπλήρωση & υπογραφή" στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Sign" στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε "Add Signature" για να προσθέσετε την υπογραφή σας στο Adobe Acrobat Reader DC.

Εάν πρέπει να προσθέσετε άλλες πληροφορίες στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα άλλα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων για να το κάνετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο ή να προσθέσετε σημάδια ελέγχου για να συμπληρώσετε φόρμες χρησιμοποιώντας κουμπιά στη γραμμή εργαλείων Συμπλήρωση & Υπογραφή.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή με έναν από τους τρεις τρόπους. Από προεπιλογή, το Adobe Reader επιλέγει "Type" ώστε να μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά σας και να το μετατρέψετε σε υπογραφή. Αυτό δεν θα μοιάζει με την πραγματική σας υπογραφή, οπότε μάλλον δεν είναι ιδανικό.

Αντ 'αυτού, πιθανόν να θέλετε να επιλέξετε "Σχεδίαση" και στη συνέχεια να σχεδιάσετε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή την οθόνη αφής. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Εικόνα" εάν θέλετε να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε με έναν σαρωτή και, στη συνέχεια, να προσθέσετε τη γραπτή υπογραφή σας στο Adobe Reader. (Ναι, αυτό απαιτεί σάρωση, αλλά πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά, μετά την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπογραφή σε έγγραφα που υπογράφετε ηλεκτρονικά στο μέλλον.)

Αφού δημιουργήσετε μια υπογραφή, κάντε κλικ στο "Εφαρμογή" για να την εφαρμόσετε στο έγγραφο. Αφήστε το "Αποθήκευση υπογραφής" επιλεγμένο και μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα αυτήν την υπογραφή στο μέλλον.

Τοποθετήστε την υπογραφή σας όπου θέλετε με το ποντίκι σας και κάντε κλικ για να την εφαρμόσετε. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας, θα το βρείτε εύκολα προσβάσιμο στο μενού "Sign" στο μέλλον.

Για να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο έγγραφο PDF, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση και επιλέξτε μια τοποθεσία για το αρχείο.

Mac: Χρήση προεπισκόπησης

ΣΧΕΤΙΚΟ: Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή προεπισκόπησης του Mac σας για συγχώνευση, διαχωρισμό, σήμανση και υπογραφή PDF

Οι χρήστες Mac είναι πιο τυχεροί από τους χρήστες των Windows. Η εφαρμογή προεπισκόπησης που περιλαμβάνεται στο macOS έχει ενσωματωμένες δυνατότητες υπογραφής εγγράφων. Χάρη στα υπέροχα trackpads που είναι ενσωματωμένα σε MacBooks, μπορείτε πραγματικά να σχεδιάσετε την υπογραφή σας στο trackpad με ένα από τα δάχτυλά σας για να την εισαγάγετε στην προεπισκόπηση. Σε ένα νέο MacBook με trackpad "Force Touch", αυτό είναι ακόμη ευαίσθητο στην πίεση, επιτρέποντας ακόμη πιο ακριβείς υπογραφές.

Θα μπορούσατε επίσης να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί και να το «σαρώσετε» με την κάμερα web, εάν προτιμάτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας με τον παλιομοδίτικο τρόπο (ή εάν έχετε ένα iMac χωρίς trackpad)

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο, ανοίξτε ένα έγγραφο PDF στην προεπισκόπηση (αυτή θα πρέπει να είναι η προεπιλεγμένη εφαρμογή που ανοίγει όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο PDF, εκτός εάν το έχετε αλλάξει). Κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση γραμμής εργαλείων" σε σχήμα εργαλειοθήκης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Υπογραφή" στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται.

Θα σας ζητηθεί είτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή σύροντας το δάχτυλό σας πάνω από το trackpad, είτε υπογράφοντας ένα κομμάτι χαρτί και σαρώνοντάς το με την κάμερα web. Καταγράψτε την υπογραφή σας μία φορά και η Προεπισκόπηση θα τη θυμάται για το μέλλον.

Μόλις καταγράψετε μια υπογραφή, μπορείτε να την επιλέξετε στο μενού που εμφανίζεται αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Υπογραφή". Η υπογραφή σας εφαρμόζεται ως εικόνα που μπορεί να μεταφερθεί και να αλλάξει το μέγεθός της για να ταιριάζει στο έγγραφο.

Οι άλλες επιλογές στη γραμμή εργαλείων σάς επιτρέπουν να πληκτρολογείτε κείμενο και να σχεδιάζετε σχήματα στο έγγραφο, επιτρέποντάς σας να συμπληρώνετε φόρμες, εάν είναι απαραίτητο.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το PDF, εφαρμόζοντας την υπογραφή σας στο αρχείο. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Αρχείο> Αντιγραφή για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του PDF και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας σε ένα νέο αντίγραφο του αρχείου χωρίς να τροποποιήσετε το πρωτότυπο.

Εάν δεν σας αρέσει η προεπισκόπηση για οποιονδήποτε λόγο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Adobe Reader DC σε Mac. Θα λειτουργήσει ακριβώς όπως η υπογραφή ενός εγγράφου στα Windows, οπότε ανατρέξτε στις οδηγίες στην ενότητα των Windows για πληροφορίες σχετικά με αυτό.

iPhone και iPad: Χρήση αλληλογραφίας ή Adobe Fill & Sign

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να υπογράψετε έγγραφα και να προσθέσετε συνημμένα σε αλληλογραφία iOS

Σε iPhone ή iPad, μπορείτε να υπογράψετε έγγραφα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σήμανσης στην εφαρμογή iOS Mail. Εάν διαθέτετε Mac και χρησιμοποιείτε προεπισκόπηση για να υπογράψετε έγγραφα, η υπογραφή σας θα συγχρονιστεί πραγματικά από το Mac σας στο iPhone ή το iPad σας, οπότε δεν χρειάζεται να το δημιουργήσετε για δεύτερη φορά.

Αυτή η λειτουργία είναι βολική, αλλά λειτουργεί μόνο εάν θέλετε να υπογράψετε έγγραφα στην εφαρμογή Mail. Για παράδειγμα, ενδέχεται να λάβετε ένα έγγραφο PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ίσως χρειαστεί να το υπογράψετε και να το στείλετε ξανά μέσω email.

Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο αρχείο PDF, να πατήσετε το συνημμένο PDF και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Σήμανση και απάντηση" σε σχήμα εργαλειοθήκης στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης κατά την προβολή του PDF.

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή πατώντας το κουμπί υπογραφής στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε κείμενο και να σχεδιάσετε το έγγραφο, αν θέλετε.

Όταν πατήσετε "Τέλος", η εφαρμογή αλληλογραφίας θα δημιουργήσει αυτόματα μια απάντηση στο email με το υπογεγραμμένο έγγραφό σας. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα email και στη συνέχεια να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο.

 

Αν και αυτό είναι βολικό, λειτουργεί μόνο στην εφαρμογή Mail, οπότε είναι πολύ περιορισμένο. Εάν θέλετε να το κάνετε από οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή, θα χρειαστείτε μια εφαρμογή υπογραφής τρίτου μέρους.

Υπάρχουν αρκετές επιλογές εδώ, αλλά μας αρέσει η εφαρμογή Adobe Fill & Sign της Adobe, η οποία σας επιτρέπει να υπογράψετε δωρεάν απεριόριστο αριθμό εγγράφων. Μπορεί ακόμη και να τραβήξει φωτογραφίες εγγράφων με την κάμερά σας, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ψηφιακά αντίγραφα έντυπων εντύπων. Μπορείτε να υπογράψετε ένα έγγραφο γράφοντας στην οθόνη αφής σας με ένα δάχτυλο ή γραφίδα και σας επιτρέπουν επίσης να πληκτρολογήσετε κείμενο σε έγγραφα PDF για να τα συμπληρώσετε.

Για να λάβετε ένα έγγραφο PDF από άλλη εφαρμογή στο Adobe Fill & Sign, βρείτε το αρχείο PDF σε άλλη εφαρμογή, πατήστε το κουμπί "Κοινή χρήση" και επιλέξτε την εφαρμογή Adobe Fill & Sign. Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να υπογράψετε εύκολα το έγγραφο. Όταν τελειώσετε, πατήστε το κουμπί "Κοινή χρήση" στο Adobe Fill & Sign για να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο σε άλλη εφαρμογή.

 

Εάν είστε μια επιχείρηση που αναζητά ένα πιο πλήρες εργαλείο, ή αν δεν σας αρέσει το Adobe Sign & Fill, μας αρέσει επίσης το SignNow. Λειτουργεί πολύ καλά και σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα με το δάχτυλό σας. Μπορείτε να εγγραφείτε έως και πέντε έγγραφα το μήνα δωρεάν, αλλά μετά από αυτό απαιτεί μηνιαία συνδρομή. Ωστόσο, είναι μια καλή εναλλακτική λύση.

Android: Χρησιμοποιήστε το Adobe Fill & Sign

Το Android δεν διαθέτει ενσωματωμένη εφαρμογή που μπορεί να το κάνει. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή τρίτου μέρους. Ακριβώς όπως στο iPhone και το iPad, μας αρέσει το Adobe Fill & Sign, το οποίο σας επιτρέπει να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων το μήνα δωρεάν. Μπορεί επίσης να τραβήξει φωτογραφίες από έντυπα έγγραφα με την κάμερά σας, ώστε να μπορείτε να τα υπογράψετε ηλεκτρονικά.

Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής, μπορείτε να ανοίξετε έγγραφα PDF στην εφαρμογή και να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να τα υπογράψετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε το υπογεγραμμένο έγγραφο με άλλη εφαρμογή πατώντας το κουμπί "Κοινή χρήση".

 

Ακριβώς όπως στο iOS, προτείνουμε επίσης το SignNow εάν θέλετε κάτι πιο γεμάτο με χαρακτηριστικά και είστε πρόθυμοι να πληρώσετε (καθώς προσφέρει μόνο έως και πέντε υπογραφές το μήνα δωρεάν).

Chromebook: Χρησιμοποιήστε το HelloSign

Σε ένα Chromebook, θα βρείτε μια ποικιλία υπηρεσιών υπογραφής ιστού που λειτουργούν για εσάς. Μας αρέσει το HelloSign, το οποίο προσφέρει μια καλή διεπαφή ιστού, καθώς και μια εφαρμογή Chrome που ενσωματώνεται στο Google Drive. Σας επιτρέπει να εγγραφείτε δωρεάν σε τρία έγγραφα το μήνα.

Η βασική διεπαφή ιστού του HelloSign σάς επιτρέπει να ανεβάζετε εύκολα έγγραφα PDF και να τα υπογράφετε σχεδιάζοντας την υπογραφή σας ή ανεβάζοντας μια εικόνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε απευθείας το υπογεγραμμένο έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον ή να κατεβάσετε το έγγραφο και να κάνετε ό, τι θέλετε μαζί του.

Εάν δεν σας αρέσει το HelloSign, το DocuSign λειτουργεί καλά και σε Chromebook, προσφέροντας μια εφαρμογή που ενσωματώνεται στο Google Drive για υπογραφή και μια επέκταση προγράμματος περιήγησης που σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα από το Gmail. Αλλά το DocuSign δεν προσφέρει δωρεάν υπογραφές. Το SignNow προσφέρει επίσης μια εφαρμογή Chrome για το Google Drive και την επέκταση για το Gmail, αλλά η εφαρμογή και η επέκταση δεν έχουν ελεγχθεί.

Linux: Είναι περίπλοκο

Αυτό είναι λίγο πιο δύσκολο στο Linux, καθώς η επίσημη έκδοση του Adobe Reader για Linux διακόπηκε. Ακόμη και οι παλιές, μη ενημερωμένες εκδόσεις που είναι διαθέσιμες για Linux δεν έχουν αυτήν τη λειτουργικότητα, ούτε οι δημοφιλείς ενσωματωμένοι θεατές PDF όπως οι Evince και Okular.

Ίσως θελήσετε να δοκιμάσετε ένα εργαλείο που βασίζεται στον ιστό όπως το HelloSign, που συζητήθηκε στην ενότητα Chromebook παραπάνω, για την ευκολότερη εμπειρία.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές, το Xournal είναι ίσως το πιο βολικό εργαλείο για την υπογραφή PDF σε Linux. Μπορεί να σχολιάσει PDF, προσθέτοντας εικόνες σε αυτά. Αρχικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια εικόνα της υπογραφής σας — υπογράψτε ένα κομμάτι χαρτί, σαρώστε το στο σύστημα Linux και καθαρίστε το. Θα μπορούσατε ενδεχομένως να τραβήξετε μια φωτογραφία της με την κάμερα web ή την κάμερα του smartphone σας. Ίσως θελήσετε να το τροποποιήσετε στο GIMP, ώστε να έχει διαφανές φόντο ή απλώς να βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει ένα λευκό κομμάτι χαρτί και ότι το φόντο είναι εντελώς λευκό.

Εγκαταστήστε το Xournal από το εργαλείο εγκατάστασης λογισμικού της διανομής Linux, ανοίξτε το PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία> μενού εικόνας. Αυτό θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε την εικόνα της υπογραφής σας και μπορείτε να την επανατοποθετήσετε και να αλλάξετε το μέγεθός της, όπως απαιτείται, ώστε να ταιριάζει στο πεδίο υπογραφής.

Το να σαρώσετε και να δημιουργήσετε ένα αρχείο εικόνας είναι λίγο ενοχλητικό, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να υπογράψετε γρήγορα έγγραφα στο μέλλον αφού αποκτήσετε μια καλή εικόνα της υπογραφής σας.

Πιστωτική εικόνα: Tim Pierce στο Flickr